La Secrétairerie d'Etat est le dicastère de la Curie romaine qui est le plus proche du Souverain Pontife pour l'aider dans l'exercice de sa mission suprême (Pastor Bonus, art. 39).
L'origine de la Secrétairerie d'Etat remonte au XVe siècle. La Constitution apostolique Non debet reprehensibile, du 31 décembre 1487, institua la Secrétairerie apostolique, composée de vingt-quatre secrétaires apostoliques, dont l'un, qu'on appelait Secrétaire particulier (Secretarius domesticus), tenait un rôle prépondérant. On peut faire remonter à la Secrétairerie apostolique la Chancellerie des Brefs, la Secrétairerie des Brefs aux Princes et la Secrétairerie des Lettres latines.
Léon X créa un autre poste, celui de Secrétaire privé (Secretarius intimus), pour aider le Cardinal qui prit la direction des affaires d'Etat et pour la correspondance en langue vernaculaire, principalement avec les Nonces apostoliques, qui commençaient alors à être mis en place avec des attributions diplomatiques stables. La Secrétairerie d'Etat commença alors à se développer, surtout pendant la période du Concile de Trente.
Le Secrétaire privé, que l'on appelait encore Secrétaire du Pape (Secretarius Papæ) ou Premier Secrétaire (Secretarius maior), fut pendant longtemps presque toujours un prélat, souvent revêtu de la dignité épiscopale. Ce n'est qu'au début du pontificat d'Innocent X que fut appelée à cette haute charge une personnalité déjà revêtue de la pourpre et sans rapport de parenté avec lui. Innocent XII abolit définitivement la charge de Cardinal-neveu et le Cardinal Secrétaire d'Etat en assuma seul les pouvoirs.
Le 19 juillet 1814, Pie VII fonda la Sacrée Congrégation pour les Affaires Ecclésiastiques Extraordinaires, développant la Congrégation pour les Affaires Ecclésiastiques du Royaume des Gaules (Super negotiis ecclesiasticis regni Galliarum) instituée par Pie VI en 1793. Par la Constitution apostolique Sapienti Consilio du 29 juin 1908, saint Pie X divisa la Sacrée Congrégation des Affaires Ecclésiastiques Extraordinaires pour lui donner la forme fixée par le Code de Droit Canonique de 1917 (can. 263) et il détermina les tâches assignées à chacune des trois sections: la première traitait essentiellement des affaires extraordinaires, tandis que la seconde suivait les affaires ordinaires et que la troisième, autonome jusqu'alors (Chancellerie des Brefs Apostoliques), avait la mission de veiller à la préparation et à l'expédition des Brefs pontificaux.
Par la Constitution apostolique Regimini Ecclesiæ Universæ du 15 août 1967, Paul VI, en application de la volonté exprimée par les Evêques au Concile Vatican II, réforma la Curie romaine et donna un nouveau visage à la Secrétairerie d'Etat en supprimant la Chancellerie des Brefs Apostoliques, ancienne troisième section, et en transformant l'ancienne première section, la Sacrée Congrégation des Affaires Ecclésiastiques Extraordinaires, en un organisme distinct de la Secrétairerie d'Etat, qui, tout en lui restant étroitement lié, prit le nom de Conseil pour les Affaires Publiques de l'Eglise.
Le 28 juin 1988, Jean-Paul II promulgua la Constitution apostolique Pastor Bonus qui réforma la Curie romaine et divisa la Secrétairerie d'Etat en deux Sections, la Section pour les Affaires Générales et la Section pour les Relations avec les Etats, où vint se fondre le Conseil pour les Affaires Publiques de l'Eglise. Ainsi étaient assurées, d'une part, l'unicité, et, d'autre part, la spécificité propre du service que la Secrétairerie d'Etat est appelée à rendre au Pape.
La Secrétairerie d'Etat est présidée par un Cardinal qui prend le titre de Secrétaire d'Etat. Premier collaborateur du Pape dans le gouvernement de l'Eglise universelle, le Cardinal Secrétaire d'Etat peut être considéré comme l'acteur principal de l'activité diplomatique et politique du Saint-Siège, représentant, en des circonstances particulières, la personne même du Souverain Pontife.
La Section pour les Affaires Générales
Conformément aux articles 41-44 de la Constitution Pastor Bonus, la Section pour les Affaires générales, ou Première Section, a pour mission d'expédier les affaires qui concernent le service quotidien du Souverain Pontife, tant dans sa sollicitude pour l'Eglise universelle que dans ses relations avec les dicastères de la Curie romaine. Il travaille à la rédaction des documents que lui confie le Saint-Père. Il s'occupe des actes qui concernent les nominations dans la Curie romaine et il garde le sceau de plomb ainsi que l'anneau du Pêcheur. Il régule le service et l'activité des représentants du Saint-Siège, surtout dans leurs rapports avec les Eglises locales. Il traite de tout ce qui concerne les Ambassades près le Saint-Siège. Il exerce sa vigilance sur les organes de communication officiels du Saint-Siège et sur la publication des Acta Apostolicæ Sedis et de l'Annuaire pontifical.
La Première Section de la Secrétairerie d'Etat est dirigée par un Archevêque, le Substitut pour les Affaires générales, aidé par un Prélat, l'Assesseur pour les Affaires générales. La figure du Substitut apparaît dans la hiérarchie ecclésiastique de la Secrétairerie d'Etat en 1814.
La Section pour les Relations avec les Etats
Conformément aux articles 45-47 de la Constitution Pastor Bonus, la Section pour les Relations avec les Etats, ou Seconde Section, a pour mission propre de suivre les questions qui doivent être traitées avec les gouvernements civils. Relèvent de sa compétence les relations diplomatiques du Saint-Siège avec les Etats, y compris l'établissement de Concordats ou d'accords similaires, la représentation du Saint-Siège auprès des conférences et des organismes internationaux; dans des circonstances particulières, sur mandat du Souverain Pontife et après consultation des Dicastères compétents de la Curie, la préparation des nominations dans les Eglises particulières, ainsi que la constitution de ces dernières ou leur modification; les nominations des Evêques dans les pays qui ont conclu avec le Saint-Siège des traités ou des accords de droit international, en collaboration avec la Congrégation pour les Evêques.
Cette Section tire son origine de la Congrégation pour les Affaires Ecclésiastiques du Royaume des Gaules (Super negotiis ecclesiasticis regni Galliarum), fondée par Pie VI le 28 mai 1793 (Constitution Sollicitudo omnium ecclesiarum), pour traiter les problèmes posés à l'Eglise par la Révolution française. En 1814, Pie VII étendit au monde entier la compétence de ce service, qu'il appela Congrégation Extraordinaire pour les Affaires Ecclésiastiques du Monde Catholique (Congregatio extraordinaria præposita negotiis ecclesiasticis orbis catholici). Peu après, Léon XII lui donna le nouveau nom de Congrégation pour les Affaires Ecclésiastiques Extraordinaires (Congregatio pro negotiis ecclesiasticis extraordinariis). Ce titre subsista jusqu'en 1967, où Paul VI établit une distinction entre cet organisme et la Secrétairerie d'Etat et l'appela Conseil pour les Affaires Publiques de l'Eglise, lequel fut à son tour remplacé par ce qui est aujourd'hui la Section pour les Relations avec les Etats.
La seconde Section de la Secrétairerie d'Etat est dirigée par un Archevêque, le Secrétaire pour les Relations avec les Etats, aidé par un Prélat, le Sous-Secrétaire pour les Relations avec les Etats, et assisté par des Cardinaux et par des Evêques.
Comunicato della Segreteria di Stato, 21.11.2017
Il Santo Padre ha costituito la Terza Sezione della Segreteria di Stato con la denominazione di Sezione per il Personale di ruolo diplomatico della Santa Sede, rafforzando l'attuale ufficio del Delegato per le Rappresentanze Pontificie.
La Sezione, che dipenderà dal Segretario di Stato, sarà presieduta dal Delegato per le Rappresentanze Pontificie (attualmente S.E. Mons. Jan Romeo Pawlowski). Avrà la finalità di dimostrare l'attenzione e la vicinanza del Santo Padre e dei Superiori della Segreteria di Stato al Personale di ruolo diplomatico. A questo scopo il Delegato per le Rappresentanze Pontificie potrà prevedere di rendere visita alle sedi delle Rappresentanze Pontificie con regolarità.
La Terza Sezione si occuperà esclusivamente delle questioni attinenti alle persone che lavorano nel servizio diplomatico della Santa Sede o che vi si preparano - quali ad esempio la selezione, la formazione iniziale e permanente, le condizioni di vita e di servizio, gli avanzamenti, i permessi, ecc.
Nell'esercizio di queste funzioni godrà della giusta autonomia e, nello stesso tempo, procurerà di stabilire una stretta collaborazione con la Sezione per gli Affari Generali (che continuerà ad occuparsi delle questioni generali delle Rappresentanze Pontificie) e con la Sezione per i Rapporti con gli Stati (che continuerà ad occuparsi degli aspetti politici del lavoro delle Rappresentanze Pontificie). In questo senso, il Delegato per le Rappresentanze Pontificie parteciperà, insieme all'Ecc.mo Sostituto per gli Affari Generali e all'Ecc.mo Segretario per i Rapporti con gli Stati, alle riunioni settimanali di coordinamento presiedute dal Segretario di Stato. Egli, inoltre, convocherà e presiederà le riunioni ad hoc per la preparazione delle nomine dei Rappresentanti Pontifici. Infine, sarà responsabile, insieme al Presidente della Pontificia Accademia Ecclesiastica, per quanto riguarda la selezione e la formazione dei candidati.