PONTIFICIUM OPUS A SANCTA INFANTIA

RESPONSABILIDADES DE SERVICIOS EN LA ESAM

1- EQUIPO COORDINADOR:

• Se constituye con aproximadamente 6 miembros, que hayan hecho, por lo menos, uno de los niveles de la ESAM.

• Sus reuniones las tienen: al comienzo, cuando se integra el Equipo, en la Pre Escuela y después con dedicación completa durante toda la actividad presencial de la Escuela. Se reúnen, también al final de la Escuela, para realizar la evaluación y la programación del seguimiento a los participantes.

• Es fundamental en el Equipo la unidad de criterios, la ayuda mutua y la coordinación adecuada, con el estímulo y colaboración al servicio que cada uno ha de prestar. Así se integran y desarrollan los correspondientes liderazgos.

• Este equipo se reúne cada día en el momento de la oración, (media hora antes que los demás), y durante la cena o el almuerzo para evaluar las actividades del día y preparar las que corresponden al día siguiente.

• Otras reuniones extraordinarias se realizan de acuerdo a las necesidades, siempre durante los tiempos en los cuales los demás tienen taller misionero.

• Es responsabilidad de los miembros del equipo coordinador o de los responsables de cada delegación., el acompañamiento individual de los participantes de la Escuela.

a.- Director General:
Lleva la coordinación general de la ESAM, especialmente en lo relativo a contenidos y a la dinámica general de la ESAM. Ha de ser el corazón del equipo coordinador y de la ESAM.

b- Coordinador general de comisiones de servicios:
Cada día organiza el lugar para que los equipos preparen servicios durante el desayuno o durante la cena. Desde la reunión de introducción, motiva a los Responsables de los servicios y a los Equipos para que aporten con generosidad y creatividad. Se interesa en que el horario se cumpla adecuadamente y cuida de la disciplina en general. Cada día hace el correspondiente reconocimiento a los equipos por sus servicios prestados. Suple personalmente o soluciona adecuadamente la ausencia de alguno de los responsables de servicios.

c- Animador espiritual:
Adecuadamente ejerce su servicio espiritual en el Equipo coordinador y dentro de la Escuela. Se interesa por que las actividades correspondientes sean bien realizadas. Está siempre dispuesto para atender individualmente a quienes lo soliciten. Acompaña en todas las actividades de la ESAM, especialmente en el "Desierto". Estimula y organiza, cada día en la mañana y en cada una de sus actividades de preparación o evaluación, la oración del Equipo coordinador, por y con la ESAM. Generalmente coordina el servicio de la oración y de la Eucaristía.

d.- El responsable de la sede generalmente toma a su cargo la coordinación del servicio de bienestar y salud.

e.- Uno de los miembros del equipo coordinador toma la responsabilidad de la coordinación del servicio de salón y de hacer el acompañamiento del trabajo del relator general y de la secretaría.

f.- La coordinación de los otros servicios (comunicación misionera, animación cultural, y materiales misioneros) es distribuido entre los otros miembros del equipo coordinador.

2- LAS RESPONSABILIDADES DE LA COMISIÓN DE SEDE:

a- Preparar adecuadamente la sede con los elementos correspondientes:

• La Capilla para la oración y las celebraciones litúrgicas. Es necesario asegurar los elementos para la Eucaristía y para las demás celebraciones. Asegurar vestiduras litúrgicas, como el alba y la estola, para quienes no las hayan traído y preveer a las plegarias eucarísticas y a los cálices en cantidad suficiente.

• El Salón. Es necesario conseguir tablero, papelógrafo, papel correspondiente, tiza de colores etc. Colocar un buzón para las sugerencias y ubicar el botiquín en un lugar correspondiente. Será nuy útil tener una campanilla o timbre.

• Lugar para la Exposición Misionera. Estantes y elementos para ubicar los materiales que traigan las delegaciones.

• Lugares para las reuniones de grupo (talleres): Que sean por los menos 6 lugares distintos, adecuados, con 10 sillas cada uno.

• Alojamiento adecuado y espacios que favorezcan el reposo y el intercambio misionero.

• Secretaría: Es necesario tener una oficina fija, con cerradura para guardar con seguridad diversos elementos. Proveer de una computadora, que trabaje con el programa Windows, y de los demás elementos de papelería y secretaría. Es necesario que una persona, que conozca el tema y tenga experiencia en secretaría, nos ayude de tiempo completo, dedicando tiempo extraordinario, si es necesario por la noche para terminar los trabajos que queden del día.

• Para la animación : tener instrumentos musicales, cancioneros y otros elementos para las representaciones audiovisuales (diapositivas, video, films, ecc.)

• Preparar espacios y elementos deportivos y recreativos para los participantes.

• Sobre todo, una buena ambientación misionera inicial con carteles afiches y otros elementos. Además, instrumentos y elementos de apoyo para el trabajo de la Comisión de Comunicación Misionera durante el Encuentro.

• Antes y durante la ESAM son muy importantes las informaciones y comunicaciones con las autoridades eclesiásticas correspondientes: (Obispo, Directores de Obras Misionales Pontificias y otros representantes eclesiales).

• Convocación adecuada y oportuna a los responsables de las delegaciones que han de participar en la ESAM.

• Información adecuada y oportuna a los medios de comunicación social y a los organismos de la Iglesia.

• Tesorería y administración: Manejar los recursos económicos y materiales disponibles. Dar al final del Encuentro un informe contable sobre el mismo.

• Recepción: Preparar una escarapela con el nombre para cada uno de los participantes y la carpeta con los materiales iniciales correspondientes.

• Transporte: para recibir a los participantes y para otras movilizaciones que se programen dentro de la ESAM.

• Si es posible y útil, realizar la grabación de las conferencias y plenarias en cassettes y filmación de lo fundamental de la ESAM. Para ello, se necesita alistar grabadora, cámara fotográfica, rollos y el servicio de la filmación, algunas horas.

• Preparación de un "certificado" u otro signo que se pueda entregar a cada participante al final del Encuentro.

• Preparación de los elementos para el ágape fraterno y para un acto cultural misionero.

• Preparar la participación de los niños y de los animadores (Padres de familia y otros animadores) al inicio, a la conclusión y/o en otros espacios seleccionados en la ESAM.

• Ofrecer el servicio de correo y el periódico (la confirmación de los pasajes y cambio de moneda, si es necesario).

3- CORRESPONDE A SECRETARÍA: (distinto de Relator General)

• Asistir a la Pre Escuela.

• Preparar escarapelas y carpetas para los participantes.

• Organizar la oficina de Secretaría y depósito de materiales

• Preparar los materiales para los participantes (conforme a Cronograma)

• Elaborar, el primer día, la lista de participantes.

• Copiar el Informe del Encuentro y las conclusiones de los trabajos grupales. Entregarlo cada día al relator de la ESAM (La Secretaría recibe del relator general los borradores).

• Proporcionar a la comisión de salón, los materiales impresos de la ESAM y los demás materiales didácticos.

• Archivar en dos copias todos los materiales utilizados o entregados en la ESAM y una copia en disket del informe general, lo cual entregará de inmediato al Director Nacional OMP.

• Ayudar a organizar la venta de materiales misioneros.

• Realizar comunicaciones conforme a la solicitud del Director ESAM o del coordinador de servicios.

4.- FUNCIONES DE LAS COMISIONES DE SERVICIO:

a. Comisión de comunicación misionera:

• Elaboran, diariamente, el periódico mural, destinado a la información misionera sobre el continente.

• Dan mensajes de interés para la ESAM (radio, periódico, etc.), en el salón y en el comedor.

• Se interesa para que se tenga el periódico y otros elementos informativos cada día.
  

b. Comisión de oración:

• Preparan y dirigen la celebración de Laudes y Vísperas programadas. Para ello, conviene tener preparados con anticipación a la ESAM los guiones correspondientes.

• Dirige la oración antes y después de las comidas.

• Prepara y dirige otras celebraciones programadas: Celebración penitencial, celebración mariana, Rosario Misionero.

c. Comisión de animación cultural:

• Dirigen, con una canción o dinámica (5 minutos), la animación antes de cada sesión.

• Preparan y coordinan los actos culturales misioneros y recreaciones comunitarias.

• Preparan el Agape fraterno: espacio para compartir expresiones especiales de nuestra amistad y para intercambiar testimonios sobre la vivencia personal en la ESAM.

d. Comisión de bienestar y salud:

• Sirven a los niños en el comedor y se ocupan de las dietas.

• Prestan servicios de salud , manejan el Botiquín. Comparten con los compañeros enfermos o ausentes la reflexión y materiales del día.

• Organizan el deporte y otras actividades recreativas, si son solicitadas, después del almuerzo.

• Nombran el cronometrista para cada día.

• Analizan con el coordinador general de bienestar las comunicaciones recogidas en el buzón de sugerencias.

e. Servicios de salón:

• Arreglan el salón (y los otros lugares para el trabajo en equipos), de manera que esté decoroso y tenga los elementos adecuados para cada actividad programada.

• Distribuyen oportunamente los materiales a los participantes.

f. Comisión de materiales misioneros:

• Elabora y expone en el salón, afiches, carteleras u otros materiales que reflejen los temas del día y la reflexión dentro de la ESAM.

• Colabora con los expositores en la elaboración de sus materiales didácticos.

• Dan información sobre los materiales misioneros que hay en la exposición relativos a los temas del día.

g. Comisión de Eucaristías:

• Puede ser encomendada a las Delegaciones o a una Comisión especial.

• Tener listo, antes de la Pre-ESAM, los guiones para la catequesis litúrgica, cantos, moniciones, lecturas, presentación de ofrendas, etc. Es conveniente tener anticipadamente la lista de los Presidentes de las eucaristías, dentro de los cuales convendrá asegurar la participación de las principales Autoridades Eclesiásticas.

• El responsable de esta comisión será el maestro de ceremonias. El prepara y dirige personalmente la Eucaristía del primer día. Para cada Eucaristía con el equipo y Presidente correspondiente, preparan la celebración. Le corresponde dar las orientaciones litúrgicas, recordar la intención misionera del día, poner a disposición el material preparado. Debe asegurar el buen entrenamiento del maestro de ceremonias para cada Eucaristía, quien deberá acompañar al Presidente en el Altar.

Relator general:

• Elabora el informe del encuentro y lo entrega a cada uno de los participantes al final del mismo. Este informe contiene: algo de crónica y, sobre todo, contenidos según el desarrollo cronológico del encuentro. Si es de utilidad, cuenta con un colaborador permanente.

5.- Formación de los equipos dentro de la ESAM:

• Se constituyen con los participantes de la ESAM. El primer día, estando juntas las delegaciones, los participantes se enumeran de 1 a 6 y así los que corresponden a los diversos números constituyen los equipos (por orden alfabético comenzando por África, América, Asia, Europa, Oceanía y Ad Gentes). El nombre del equipo motiva a los participantes a identificarse con el continente. Ellos animarán misioneramente a los demás miembros de la ESAM a orar y servir las necesidades de ese continente.

• Los objetivos de estos Equipos son fomentar la amistad y la ayuda entre sus miembros; el servicio a la ESAM; compartir el trabajo de reflexión y las demás actividades de la ESAM.

• Cada equipo tiene la experiencia de prestar a la ESAM un servicio diverso cada día. Para prepararlo toma el desayuno (o cena) en una mesa aparte, con la compañía del coordinador del determinado servicio.

• El equipo hace la evaluación al tercer día y nombra el nuevo coordinador y secretario para el resto de la actividad presencial de la Escuela.

• El número de participantes por equipos debe ser entre 7 y 10 para que la dinámica de integración y de trabajo funcione adecuadamente.