Les archives ont une place considérable et de premier plan parmi ce que l’on appelle généralement les “biens culturels”.
Ainsi, les nouvelles Archives Libériennes poursuivent aujourd’hui leur travail dans cette optique et perspective, en se présentant aux chercheurs du monde entier, renouvelée dans leur milieu, dans leur décoration et dans leur gestion.
Ceci étant dit, avant de fournir une description du nouveau rangement des archives, il apparaît opportun de résumer, à grands traits, les phases historiques qui avec la plus grande incidence, en ont caractérisé le développement à partir de 1650.

Aux environs de la seconde moitié du XVIIème siècle, les Archives de Sainte Marie Majeure, qui selon une tradition ancestrale avaient toujours été unifiées au bureau du camerlingue ou à celui du secrétaire du Chapitre, acquirent leur propre indépendance en se présentant comme un bureau capitulaire autonome, dans l’organigramme complexe des services de la Basilique.
La forte augmentation des documents qui avaient été créés au cours des dernières années, rendit nécessaire un démembrement de tous les autres bureaux et, surtout, il apparut nécessaire de confier la gestion du service à un chanoine archiviste en principe soutenu par des coadjuteurs.

De cette lointaine époque jusqu’à aujourd’hui, près de quatre-vingts archivistes se sont succédés, et c’est grâce à leur travail, à leur passion et à leur compétence, qu’après plus de quatre siècles, nous sommes en mesure de connaître les évènements du passé. Parmi les premiers à laisser un signe tangible du tableau historique documentaire complexe existant en 1655 à l’intérieur de la Basilique Capitulaire Sainte Marie Majeure, on trouve Giovanni Muti, auteur d’un petit répertoire constitué de neuf fascicules, qui reporte une analyse attentive et détaillée sur les documents conservés. Après de nombreux autres notables travaux de rangement d’archives opérés par d’anciens éminents chercheurs parmi lesquels Antonio Gentili (1731), Francesco Ascevolini (1764), Giovanni Lercari (1765), une nouvelle organisation de la structure des archives a été entreprise par Luigi Pericoli entre 1861 et 1863.

Entre le dernier quart du XIXème siècle et le début du XXème, de nouveaux documents affluèrent dans les locaux qui accueillaient déjà l’énorme volume documentaire des Archives Capitulaires, parmi lesquels les cartes des archives de la Chapelle Sixtine, celles du Collège Paulinien, du Collège des Bénéficiers et au moins 120 feuilles de partitions manuscrites constituant la Chapelle Musicale.
Selon la volonté du Pape Pie XI, en mai 1939, l’ancien fonds documentaire des Archives Libériennes, qui remonte au XVème siècle compris, fut transporté à la Bibliothèque Vaticane pour constituer le “Fonds Sainte Marie Majeure”.

Après de nombreux déplacements subis au cours du siècle dernier, en décembre 1970, les Archives trouvèrent un emplacement conforme dans un appartement situé dans un entresol. Certains écrits du Père Jean Coste, auquel fut confié par le Préfet Archiviste de l’époque Mgr Angelo Martinelli la charge de réorganiser la totalité du fonds documentaire, nous a permis de connaître la réalité de ces milieux qui tout en présentant des plafonds plutôt bas, fournissaient cependant des espaces utiles adéquats pour effectuer une répartition des documents attentive et soignée.

Pour remplacer les étagères en bois délabrées, hautes, malcommodes et vermoulues, selon la description faite par le Père Coste, de nouveaux rayonnages métalliques répondant pleinement aux critères modernes des archives furent acquis. La totalité de la structure métallique, contenant bien 280 étagères montées le long des murs de six pièces différentes, parvint à contenir en entier la totalité du fonds documentaire réorganisé et catalogué complètement par le Père Coste. C’était alors, en pratique, la première fois que le Fonds Libérien remplaçait les anciens “répertoires d’archives”, par un “Guide Topographique” plus à la page, dans lequel étaient mis en évidence pour chaque document, le numéro distinctif de l’étagère, la nature du document, les dates c hronologiques et le numéro de cote respectif.

Dans le Guide Topographique, mis en corrélation avec un “Index alphabétique” des noms approprié destiné à optimiser la recherche du document, la partie ancienne du Fonds documentaire (remontant au XVème siècle compris) n’a pas été reportée, en étroite observance des dispositions précitées émanant du Pape Pie XI en 1939. Six ans environ après leur dernière organisation dans l’entresol, des exigences diverses concoururent à déterminer un changement ultérieur de local pour les Archives. Elles furent alors transférées dans plusieurs pièces adjacentes à la Salle des Papes, qui en constituèrent le siège définitif.

Malheureusement, cet énième changement de destination des Archives entraîna la perte de références topographiques du Guide élaboré par le Père Coste au cours du précédent rangement.
Cette situation atypique se prolongea jusqu’en 1993, lorsque finalement l’Archiprêtre de la Basilique Patriarcale de l’époque, le Cardinal Ugo Poletti voulut que le Préfet Archiviste Mgr Elio Venier continue de réaliser un nouvel inventaire et un catalogage définitif de tout le fonds documentaire.

En même temps que les travaux d’inventaire et de catalogage du fonds, le Service Technique du Vatican a fait procéder à des interventions structurelles décisives sur les pièces qui, encore actuellement en phase d’élargissement sous la surveillance directe de l’actuel Préfet des Archives Mgr Michele Jagosz, ont donné des espaces conformes aux principes de conservation et de manutention des documents, ainsi qu’à leur valorisation et à leur jouissance.