COMMISSION PONTIFICALE POUR LES BIENS CULTURELS DE L'ÉGLISE

LA FONCTION PASTORALE 
DES ARCHIVES ECCLÉSIASTIQUES

(Aux évêques diocésains)

Cité du Vatican, le 2 février 1997

Monsieur le Cardinal,
Monseigneur,

Au cours de son histoire millénaire, l’Église s’est prodiguée en de multiples initiatives pastorales, en s’efforçant de s’adapter au caractère spécifique des cultures les plus diverses, dans l’unique but de proclamer l’Évangile. Le souvenir, la mémoire des œuvres accomplies vient confirmer l’effort incessant des croyants à la recherche de biens qui soient aptes à la création d’une culture d’inspiration chrétienne en vue d’une promotion intégrale de la personne humaine, en tant que présupposé indispensable à son évangélisation.

Outre la production de tels biens culturels, l’Église s’est aussi intéressée à leur mise en valeur pastorale et, corollairement, à la sauvegarde de ce qu’elle a elle-même produit dans ce domaine afin d’exprimer et réaliser sa mission. C’est à ce dernier aspect qu’appartient le soin de conserver le souvenir de cette action pastorale, complexe et diversifiée, par le moyen des archives. Pour l’Église, en effet, les archives sont, en quelque sorte, le lieu de la mémoire des communautés chrétiennes et un facteur culturel au service de la nouvelle évangélisation. Elles constituent ainsi un bien culturel de première importance, dont la particularité est d’enregistrer le parcours pluriséculaire de l’Église en chacune des réalités qui la compose. Comme lieu de la mémoire, elles doivent recueillir de façon systématique toutes les données qui ont servi à écrire l’histoire articulée de la communauté ecclésiale afin d’offrir la possibilité d’évaluer convenablement ce qui a été fait, les résultats obtenus, les omissions aussi bien que les erreurs.

L’étude documentée et impartiale de son propre passé rend l’Église encore plus “experte en humanité”, puisqu’elle en révèle la dimension historique et lui permet de se reconnaître elle-même dans son action indispensable, multiforme et continue, d’inculturation et d’acculturation. Une semblable enquête, obtenue grâce au rassemblement méthodique et réfléchi de tout ce qui peut être documenté, lui permet d’envisager un avenir fondé sur les données de la Tradition où la mémoire se trouve être également prophétique. Selon une heureuse expression empruntée à l’école de Chartres, on peut dire que nous pouvons nous considérer comme des géants dans la mesure où nous avons bien conscience, tout en étant des nains, de nous hisser sur les épaules des hommes des générations qui nous ont précédés, tous marqués du sceau d’une unique et même foi. De fait, les sources historiques fournissent à l’Église le lien d’une continuité historique ininterrompue.

Celle-ci commence avec le message de Jésus, se poursuit avec les écrits de la première communauté apostolique et de toutes les communautés ecclésiales qui ont suivi, pour arriver jusqu’à nous avec une abondante illustration du processus d’évangélisation de chaque Église particulière et de l’Église universelle. A tant de funestes circonstances historiques qui, grâce à la Providence, n’ont pas réussi à détruire la mémoire des événements du passé dans leurs grandes lignes, nous nous devons d’opposer un effort de sauvegarde et de mise en valeur du matériel documentaire conservé afin qu’il soit utilisable hic et nunc dans l’Église.

En ce qui concerne leur contenu spécifique, les archives conservent les sources du développement historique de la communauté ecclésiale, celles qui ont trait à l’activité liturgique et sacramentelle, à l’action éducative et au service d’assistance que les clercs, les laïcs ainsi que les membres des instituts de vie consacrée et des sociétés de vie apostolique ont déployés au cours des siècle et continuent à déployer encore de nos jours. Bien souvent, elles conservent les documents qui regardent l’institution des œuvres dont ils ont été les instigateurs et ceux qui ont trait aux rapports juridiques entre les personnes et les divers instituts et communautés.

Nombreuses ont été les interventions des Souverains Pontifes sur le problème des archives, qu’ils ont eux-mêmes conservées de manière exemplaire dans l’antique et prestigieux Scrinium Sanctae Sedis du Latran et, par la suite dans les plus modernes Archives Secrètes du Vatican. A plusieurs reprises, les Conciles généraux et les Synodes diocésains ont donné des directives à ce sujet tandis que ne manquent pas, au sein des Églises particulières, des Ordres religieux et des Congrégations, les exemples de glorieuses traditions en matière d’archivistique1 . L’ancien Code de 19172, aussi bien que l’actuel Code de Droit canonique (25 janvier 1983)3 et le Code des Canons des Églises Orientales (18 octobre 1990)4 , donnent des normes utiles pour une conservation diligente et la mise en valeur des fonds d’archives. Depuis 1923, il existe un cours d’Archivistique auprès de l’École Pontificale de Paléographie et de Diplomatique qui, pour cela, a pris le nom officiel d’École Vaticane de Paléographie, de Diplomatique et d’Archivistique.

Par ailleurs, il convient de rappeler aussitôt l’institution par le Pape Jean-Paul II, en date du 28 juin 1988, de la Commission Pontificale pour la Conservation du Patrimoine artistique et historique auprès de la Congrégation pour le Clergé5 et la réforme qui en fut faite ensuite par sa transformation, sur volonté expresse du Souverain Pontife, en Commission Pontificale pour les Biens culturels de l’Église, jouissant ainsi d’une propre autonomie6. Enfin, par la Constitution Apostolique Pastor bonus (28 juin 1988), le même Pontife déclarait avec autorité que, “parmi les biens historiques, ont une particulière importance les documents et instruments juridiques qui concernent et attestent la vie et le souci pastoral ainsi que les droits et obligations des diocèses, des paroisses, des églises et autres personnes juridiques instituées dans l’Église”7.

Le Pape est revenu sur le sujet dans l’allocution qu’il prononça à l’occasion de la première Assemblée plénière de la Commission Pontificale pour les Biens culturels de l’Église, véritable programme au cours duquel il traçait une vaste typologie des biens culturels “mis au service de la mission de l’Église” et parmi lesquels étaient énumérés “les documents historiques conservés dans les archives des communautés ecclésiales”8.

Les interventions autorisées qui viennent d’être mentionnées et l’accroissement de la littérature scientifique et historique dénotent l’intérêt que suscite dans l’Église l’œuvre de conservation d’un bien vivant tel que la mémoire, destiné à attirer l’attention du Peuple de Dieu sur son histoire.

De son côté, la Commission Pontificale pour les Biens culturels de l’Église a plusieurs fois fait part aux archevêques et évêques du désir, exprimé par le Souverain Pontife Jean-Paul II, de voir donner aux biens culturels de l’Église toute l’attention qu’ils méritent, en tant que témoignages des traditions chrétiennes et instruments privilégiés dans la nouvelle évangélisation que requiert l’époque actuelle. Après l’envoi aux Présidents des Conférences épiscopales (10 avril 1989) d’une première lettre circulaire en vue de recueillir des informations concernant le secteur des biens culturels et, par suite, l’organisation des archives, une seconde circulaire avait été adressée aux Présidents des Conférences épiscopales d’Europe (15 juin 1991), à l’occasion de l’ouverture prochaine des frontières européennes, afin de solliciter l’inventaire et le rassemblement de documents relatifs aux biens historiques et artistiques. Par la suite, cette même Commission a souhaité, par lettre circulaire du 15 octobre 1992, que soit donnée aux futurs prêtres une formation appropriée, au cours de leurs études philosophiques et théologiques, en ce qui concerne l’importance et la nécessité des biens culturels dans l’expression et l’approfondissement de la foi. Par lettre circulaire du 19 mars 1994, l’attention était alors attirée sur la spécificité des bibliothèques ecclésiastiques dans la mission de l’Église.

Enfin, compte tenu de leur importance culturelle et pastorale, la présente circulaire voudrait susciter un regain d’intérêt pour les archives, répondant ainsi au désir du Saint-Père exprimé aux membres de la première Assemblée plénière de la Commission: le Pape n’hésitait pas à affirmer, dépassant le concept de la simple conservation du patrimoine des biens culturels, qu’“il est nécessaire de réaliser leur promotion savante et organique pour les insérer dans les circuits vitaux de l’action culturelle et pastorale de l’Église"9.

1. L’importance ecclésiale de la transmission du patrimoine documentaire

La documentation conservée dans les archives de l’Église catholique constitue un patrimoine immense et précieux. Il suffit de considérer le grand nombre d’archives qui se sont ainsi formées par suite de la présence et de l’activité des évêques dans les cités épiscopales. Parmi les plus anciennes, l’on se doit de mentionner les archives épiscopales et les archives paroissiales. Ces dernières, en dépit des vicissitudes historiques, se sont souvent enrichies de nouveaux documents relatifs aux transformations de l’organisation institutionnelle de l’Église et au développement de son action pastorale et missionnaire.

A cause de l’ancienneté et de l’importance des matériaux rassemblés, les archives des monastères de différentes traditions sont particulièrement éloquentes. La vie cénobitique a joué en effet un rôle primordial dans l’évangélisation des populations avoisinantes et a suscité la naissance d’importantes institutions caritatives et éducatives, assurant également la transmission de la culture antique et, plus récemment, la conservation et la restauration de documents d’archives par la création de laboratoires hautement spécialisés. En plus des archives des monastères, il faut aussi mentionner celles des congrégations religieuses, des autres instituts de vie consacrée, des sociétés de vie apostolique plus récentes avec leurs organisations locales caractéristiques, provinciales, nationales et internationales.

Il faut encore ajouter les archives qui renferment toute la documentation en provenance des chapitres de chanoines, des églises cathédrales et des collégiales, celles des maisons de formation du clergé telles que séminaires, universités ecclésiastiques et autres instituts supérieurs variés, celles des groupes ou associations de fidèles, aussi bien anciennes que contemporaines, parmi lesquelles les confréries occupent une place de choix de par leur ancienneté et leurs nombreux mérites. Signalons enfin celles des institutions hospitalières et scolaires, des œuvres missionnaires, de tout ce par quoi se sont concrétisés l’apostolat et la charité chrétienne. Il est vraiment impossible de faire une description exhaustive de la répartition et de la configuration des archives ecclésiastiques qui, compte tenu des dispositions canoniques qui les régissent, sont en fait autonomes et variées quant à leur réglementation et leur organisation individuelle, ce qui est le propre de chacune des institutions qui se sont ainsi formées au cours de l’histoire bimillénaire de l’Église.

1.1. Transmission comme moment de la Tradition

Les archives ecclésiastiques, qui conservent une documentation authentique et spontanée sur les personnes et les événements, sont les gardiennes de la mémoire historique de l’Église et manifestent ainsi son sens de la Tradition. En effet, les informations qu’elles renferment permettent de reconstituer les vicissitudes de l’évangélisation et de l’éducation à la vie chrétienne. Les archives ecclésiastiques constituent la source primordiale et indispensable à toute histoire des expressions et des manifestations variées de la vie religieuse et de la charité chrétienne.

La détermination des communautés de croyants et en particulier des institutions ecclésiastiques à recueillir, dès les temps apostoliques, les témoignages de la foi et à en perpétuer le souvenir, manifeste clairement l’unicité et la continuité avec l’Église de notre temps. Le souvenir béni de ce qu’a dit et fait Jésus lui-même, de la première communauté chrétienne, de l’Église des Martyrs et des Pères, comme celui de l’expansion du christianisme dans le monde, nous incite à louer le Seigneur et à rendre grâce à Dieu pour les “grandes choses” qu’il a inspirées à son peuple. Dans l’esprit de l’Église, la mémoire chronologique conduit ainsi à une relecture spirituelle des événements, dans le contexte de l’eventum salutis, et rappelle l’urgence de la conversion afin d’en arriver à la réalisation de l’ut unum sint.

1.2. Transmission comme mémoire de l’évangélisation

Ces motivations théologiques sont à la base de l’attention et du soin qu’ont les communautés chrétiennes à conserver leurs archives. Les sources historiques, gardées dans les coffres d’antan comme sur les rayonnages d’aujourd’hui, ont permis et favorisé la reconstitution des événements passés, facilitant ainsi la transmission historiquement documentée de l’action pastorale des évêques dans leurs diocèses, des curés dans leurs paroisses, des missionnaires dans les zones de première évangélisation et des religieux dans leurs instituts. On pense aux comptes rendus des visites pastorales, aux relations faites par les évêques à l’occasion des visites ad limina, aux rapports des nonces et des délégués apostoliques, aux actes des conciles nationaux et des synodes diocésains, aux messages envoyés par les missionnaires, aux délibérations des chapitres d’instituts de vie consacrée et de vie apostolique, etc...

Les registres paroissiaux, qui font état de la célébration des sacrements et relèvent les noms des défunts, de même que les dossiers des évêchés qui relatent les ordinations, laissent entrevoir l’histoire de la sanctification du peuple chrétien dans ses dimensions institutionnelles et sociales. Les recueils de correspondance relative aux professions religieuses offrent enfin la possibilité de saisir le développement des mouvements spirituels sous les formes et avec les modalités historiques par lesquelles s’est manifestée la sequela Christi. Les documents concernant l’administration des biens ecclésiastiques reflètent aussi bien l’engagement des personnes que l’activité économique des institutions et constituent de la sorte une importante source d’information.

Le matériel rassemblé dans les archives fait en somme ressortir l’activité religieuse, culturelle et le service d’assistance des multiples institutions ecclésiastiques, facilitant ainsi la compréhension historique des réalisations artistiques qu’elles ont engendrées au cours des siècles dans les manifestations du culte, dans la piété populaire et les œuvres de miséricorde. Par conséquent, les archives ecclésiastiques méritent d’être prises attentivement en considération, tant au point de vue de leur valeur historique que de leur valeur spirituelle, ce qui permet de mieux saisir le lien intrinsèque qui unit l’un à l’autre ces deux aspects de la vie même de l’Église. L’histoire multiforme des communautés, telle qu’elle est rapportée dans leurs archives, est la preuve manifeste de cette empreinte de l’action salvifique du Christ qui féconde son Église, sacrement universel de salut, et l’entraîne sur le chemin des hommes. Le Pape Paul VI aimait à dire que les archives ecclésiastiques conservent les traces du transitus Domini dans l’histoire des hommes10.

1.3. Transmission comme instrument pastoral

Les institutions chrétiennes ont assumé, dans le cours de leur existence, les connotations et les modalités de diverses cultures et conjonctures historiques. Elles sont devenues en même temps des foyers de culture de toute première importance. A l’aube du troisième millénaire chrétien, il importe de redécouvrir cette multiforme inculturation de l’Évangile, accomplie dans les siècles passées et toujours actuelle dans la mesure où la Parole de Dieu est annoncée, crue et vécue par la communauté des croyants à travers d’innombrables habitudes locales et des pratiques pastorales diverses.

La mémoire historique fait partie intégrante de la vie de chaque communauté et la connaissance de tout ce qui rend témoignage de la succession des générations, de leur savoir et de leur comportement, lui assure un principe de continuité. C’est pourquoi, grâce au patrimoine documentaire qu’elles représentent, à sa connaissance et à sa divulgation, les archives peuvent devenir d’utiles instruments au service d’une action pastorale éclairée, car la mémoire des faits eux-mêmes contribue à la concrétisation de la Tradition. Elles sont également en mesure d’offrir aux pasteurs et aux laïcs, les uns et les autre engagés dans la mission évangélisatrice, des informations sur différentes expériences faites en ce domaine, dans le passé comme à une époque récente.

Une conscience prospective de l’action ecclésiale, déduite de la connaissance des archives, offre aussi la possibilité d’une adaptation adéquate des institutions ecclésiastiques aux exigences des fidèles et des hommes de notre temps. Au moyen de la recherche historique, culturelle et sociale, les centres de documentation favorisent le développement des expériences ecclésiales précédentes, la constatation de leurs insuffisances ou de leurs échecs, ainsi que leur renouveau face aux changements de circonstances. Une institution oublieuse de son propre passé réussira difficilement à situer et définir son rôle parmi les hommes en fonction d’un contexte social, culturel et religieux déterminé. Dans ce sens, la conservation des témoignages concernant les traditions religieuses et la pratique pastorale confèrent aux archives une vitalité et une validité intrinsèques. Elles contribuent efficacement à accroître la conscience ecclésiale de chacune des générations et sont la claire démonstration de l’insertion et de l’engagement de l’Église dans un lieu déterminé. On comprend alors le soin tout particulier apporté, dans le passé comme dans le présent, par nombre de communautés locales à l’entretien de ces véritables centres de culture et d’action ecclésiale que sont les archives.

2. Les grandes lignes d’un projet organique

Les archives sont des lieux de la mémoire ecclésiale qu’il faut conserver et transmettre, revivifier et mettre en valeur car elles constituent le lien le plus étroit avec le patrimoine de la communauté ecclésiale. La perspective de susciter un renouveau d’intérêt à leur égard bénéficie de la sensibilité qui a vu le jour au sein de nombreuses Églises particulières à l’égard des biens culturels, en particulier en ce qui concerne la mémoire des événements ou des faits locaux. Les initiatives prises à ce sujet sont nombreuses et significatives, non seulement dans le domaine ecclésiastique mais aussi dans le domaine civil. En effet, beaucoup de pays manifestent une attention toujours plus soutenue envers les biens culturels ecclésiastiques, compte tenu du rôle joué par l’Église catholique au cours de leur propre histoire. Même dans les pays de plus récente évangélisation et dans ceux qui ont connu ou connaissent encore de profonds bouleversements sociaux, la préservation des archives est en train de prendre une importance et une signification sociale et culturelle de premier plan.

Dans l’ensemble, la situation actuelle des archives ecclésiastiques est des plus diversifiées. Aussi la Commission Pontificale pour les Biens culturels de l’Église estime-t-elle à propos de vous donner quelques indications et quelques orientations générales, utiles à la formulation de programmes opérationnels spécifiques, ayant pour but une meilleure conservation et promotion du patrimoine d’archives des Églises particulières, en fonction de chacune des situations contingentes.

Du point de vue de la typologie ecclésiastique, les archives sont réparties en archives diocésaines, archives paroissiales, archives d’autres organismes ne relevant point de la juridiction de l’évêque diocésain, archives de personnes juridiques. Du point de vue de leur fonction, il existe des archives courantes (documents concernant la vie et la gestion d’un organisme déterminé), des archives historiques (documents d’intérêt historique), des archives secrètes diocésaines (documentation des causes criminelles, attestations en fait de mariages de conscience et dispenses en fait d’empêchements occultes etc...).

La responsabilité du matériel documentaire qui est ainsi rassemblé est confiée en premier lieu aux différents organismes ecclésiastiques, pour lesquels il est nécessaire d’établir in loco des critères opportuns à son exercice. Il sera alors procédé au renforcement ou à l’institution d’archives historiques, à la protection et à la conservation d’archives secrètes, de même qu’à une convenable disposition des archives courantes, à leur éventuelle informatisation, à l’engagement d’un personnel qualifié en recourant, le cas échéant, à l’aide de techniciens spécialisés. On veillera à la circulation et à la diffusion d’informations entre les diverses archives, en favorisant la participation à des associations nationales et internationales d’archivistique et la communication du matériel recueilli pour la consultation et pour l’étude. Il est aussi à souhaiter, là où c’est possible, la création de commissions composées de responsables des archives existant dans les diocèses et d’experts en la matière

Pour ce qui est de l’organisation des archives et de leur gestion, diverses méthodes et solutions peuvent être envisagées et adoptées, suivant des théories différenciées en matière d’archivistique, correspondant ainsi à des exigences particulières et à des possibilités opérationnelles concrètes. A vrai dire, il ne serait pas réaliste de proposer un seul et unique projet, présumé valable pour toutes les archives ecclésiastiques, mais il importe toutefois de souligner la nécessité d’élaborer un projet cohérent, ouvert à des développements futurs, y compris technologiques, ainsi qu’à des échanges réciproques d’informations. Pour cela, qu’il suffise de donner quelques orientations d’ordre opérationnel, à titre d’exemple, en vue d’une mise en contexte du problème des archives.

2.1. Renforcement ou institution des archives historiques diocésaines

Il convient de mettre aussitôt en relief la responsabilité primordiale de chacune des Églises particulières en ce qui concerne sa propre mémoire historique. Ainsi le Code de Droit Canonique impose-t-il expressément à l’évêque diocésain et par conséquent à ceux qui lui sont assimilés, aux termes du can. 381 § 2, de veiller avec un soin attentif à ce que “soient aussi conservés les actes et les documents des archives des églises cathédrales, collégiales, paroissiales et des autres églises se trouvant sur son territoire, et que soient établis en deux exemplaires les inventaires ou catalogues dont l’un sera conservé dans leurs archives propres, l’autre dans les archives diocésaines”11. A cela s’ajoute le devoir pour l’évêque de veiller “encore à ce qu’il y ait dans le diocèse des archives historiques et qu’y soient conservés soigneusement et rangés systématiquement les documents ayant une valeur historique”12. Le même évêque diocésain, conformément au can. 491 § 313, devra munir ces archives d’un règlement qui puisse en permettre le fonctionnement correct selon leur finalité propre.

La correcte organisation des archives diocésaines peut servir d’exemple aux autres organismes et associations ecclésiastiques, présentes sur un même territoire. Elle peut aussi et surtout être donnée en modèle aux instituts de vie consacrée et aux sociétés de vie apostolique auprès desquels, dans beaucoup de cas, se trouvent d’abondants dépôts d’archives, afin qu’ils soient en mesure de pourvoir à l’institution ou au renforcement de leurs archives historiques selon les mêmes critères.

Des archives ecclésiastiques historiques peuvent éventuellement recevoir des fonds d’archives privées en provenance soit de fidèles particuliers soit de personnes juridiques et ecclésiastiques privées. La propriété de semblables archives demeure toutefois celle du fidèle ou de l’organisme dépositaires, étant saufs les droits particuliers acquis au moment de l’acte de passage du fonds comme, par exemple, la sauvegarde de son intégrité, les normes à observer pour la conservation en un lieu différent de celui d’origine et les critères de consultation. Dans l’acte officiel de convention qui sanctionne le passage de semblables fonds aux archives ecclésiastiques, il importe d’insérer les clauses nécessaires à l’acquittement exact des dispositions en vigueur auprès des archives d’accueil. Si, par hasard, ces fonds d’archives relevaient de la compétence de l’autorité civile, on observerait les normes en vigueur dans le pays.

Tout en respectant chacune des compétences canoniques et civiles, on envisage également l’hypothèse du regroupement, auprès de sièges plus centraux, de certaines archives moins importantes ou insuffisamment protégées et cela à des titres divers comme, par exemple, la mise en dépôt, l’extinction ou la suppression de personnes juridiques ecclésiastiques, etc... Un tel regroupement a pour but de mieux assurer la sauvegarde du matériel conservé en vue de son utilisation et de sa protection. Les évêques diocésains et les autres responsables légitimes auront à cœur de prendre les mesures nécessaires, lorsque des documents d’archives risqueraient de se trouver en des lieux inadaptés ou pratiquement sans protection, comme ce peut être le cas de paroisses ou d’églises dépourvues de prêtres ou de personnel suffisant, de monastères et de couvents qui ne sont plus occupés par les communautés religieuses.

Dans l’hypothèse d’un regroupement de ce genre, il importe toutefois de maintenir l’intégrité du fonds en question, si possible en conformité avec sa disposition ou classification primitive, ce qui est le meilleur moyen de préserver l’unité originelle du matériel ainsi transféré.

Vu la complexité et la délicatesse de la documentation rassemblée, on confiera la direction des archives historiques à des personnes particulièrement compétentes et on se prévaudra de la collaboration d’experts pour les problèmes plus spécifiques.

2.2. Adaptation des archives courantes

Les archives courantes jouent un grand rôle dans la vie ordinaire de la communauté ecclésiale. Elles représentent en effet le tissu de l’activité pastorale d’une circonscription ecclésiastique déterminée, d’où le besoin d’une organisation basée sur des critères qui tiennent compte des exigences du moment présent et qui puissent se prêter à des développements futurs.

L’archivage de la documentation contemporaine est aussi important que le rassemblement des documents du passé et la conservation des archives historiques. En fait, les archives historiques de demain se trouvent déjà en germe au sein des archives actuelles, que ce soient celles des différentes curies ecclésiastiques et religieuses, épiscopales et provinciales, des services paroissiaux comme des secrétariats de chacune des institutions ecclésiastiques. Ces archives servent à documenter, au jour le jour, la vie de la communauté ecclésiale au cours de son développement continuel, dans son organisation diversifiée et l’activité multiforme de ses membres.

C’est précisément dans la période qui a suivi le Concile Vatican II qu’ vu le jour un heureux et fécond processus de renouveau, au cours duquel se sont avérées des mutations profondes, voire radicales, dans l’organisation des institutions ecclésiales, comportant de nouveaux développements et des temps d’arrêt dans l’action missionnaire de l’Église. C’est ce qui a occasionné un besoin de restructuration au sein de nombreuses institutions, par suite du manque de vocations, de la diminution de la pratique religieuse et de bien d’autres circonstances adverses qu’ont surtout connues les pays occidentaux. La documentation qui s’y rapporte est surabondante et revêt un intérêt tout particulier, nécessitant une réglementation et une organisation adéquates.

Du bon fonctionnement des archives courantes peut dépendre, aujourd’hui, une meilleure information et coordination des diverses initiatives actuelles ainsi que, à l’avenir, une vision plus complète des diocèses, des paroisses, des instituts de vie consacrée, des sociétés de vie apostolique, des associations de fidèles ou autres mouvements d’Église. Une mauvaise mise en place des archives courantes ou même un simple retard apporté à celle-ci, peut compromettre gravement la mémoire historique et, en conséquence, l’activité pastorale même des Églises particulières.

Bien gérées, les archives sont alors un instrument des plus utiles à la juste appréciation des initiatives qui ont été prises, qu’elles soient à court, moyen ou long terme, ce qui impose des critères pour l’acquisition des actes, leur distribution organique, leur classification typologique. C’est ainsi que les registres de procès verbaux et d’actes de la vie ecclésiale, qui sont tenus de manière continue, doivent être conçus de façon différente des dossiers individuels qui se suffisent à eux-mêmes. Le Code de Droit Canonique prescrit d’ailleurs à tous les administrateurs de biens ecclésiastiques de “classer soigneusement et garder en des archives sûres et convenables les documents et instruments qui fondent les droits de l’Église ou de l’institut sur ces biens”14.

On apportera une attention particulière à la méthodologie adoptée pour l’organisation des archives. Elle ne peut être circonscrite au seul projet de rassemblement et de rangement des documents mais elle doit pourvoir à la classification de la documentation offerte, au travers des enregistrements sur ordinateurs, en phono ou en vidéo, par les divers moyens techniques qui sont en continuel développement vers le multimédia (diapositives, cassettes phoniques et vidéocassettes, CD, CD-ROM etc...). A ce propos, on remarquera que, dans le domaine des archives ecclésiastiques, il est parfois nécessaire d’acquérir, là où c’est encore possible, un esprit de gestion plus conforme aux technologies modernes.

2.3. Collaboration mutuelle avec les organismes civils

Dans beaucoup de pays, une action politique en faveur des biens culturels est déjà assez avancée et se manifeste par des lois spécifiques, des règlements, des accords avec des organismes privés et par des projets concrets. Dans ses rapports avec les États, l’Église souligne le caractère et la finalité éminemment culturels de ses propres biens ainsi que leur persistante actualité en relation avec la réalisation des fins qui sont les siennes. Cette position n’exclut aucunement, bien au contraire, l’utilisation du patrimoine documentaire recueilli au sein d’un territoire déterminé et dans une conjoncture culturelle particulière, en faveur de la communauté ecclésiale aussi bien que de la société civile.

De la part de la communauté politique, une attention de ce genre concerne aussi, à des degrés divers, les biens culturels appartenant à des organismes ecclésiastiques, aussi n’est-il pas rare que soient alors passés des accords mutuels et que soit même encouragée et facilitée une concertation en cas d’intervention dans ce domaine. La conviction généralement admise est que les archives historiques des organismes ecclésiastiques font également partie du patrimoine national, compte tenu de l’autonomie qui est la leur. En ce sens, des normes visant à garantir leur appartenance, leur nature et leur destination originelle propre doivent être assurées. Il est en outre nécessaire de susciter des initiatives destinées à faire connaître l’action exercée par l’Église au sein d’une communauté politique déterminée, grâce à la documentation recueillie dans les archives.

En ce qui concerne la communauté politique, il est important que les évêques diocésains et tous ceux qui ont la responsabilité des archives ecclésiastiques respectent les lois en vigueur dans les divers pays, tout en se conformant aux conditions prévues par le can. 22 du Code de Droit Canonique. Il est également souhaitable que les Églises particulières puissent bénéficier de la collaboration de la communauté politique, sur la base de conventions spéciales ou d’accords passés directement avec le Saint-Siège ou sur son mandat formel.

2.4. Orientations communes des Conférences Épiscopales

Cette interdépendance de l’autorité ecclésiastique compétente et de l’autorité civile doit inciter les Conférences épiscopales, nationales et  régionales, à promouvoir une orientation commune à toutes les Églises particulières en vue de coordonner les mesures à prendre en faveur des biens historiques et culturels, en particulier des archives, étant toutefois sauf le pouvoir législatif de droit divin qui est propre à l’évêque diocésain15.

Par conséquent il est recommandé de prendre en considération les principes qui suivent:

– réaffirmer le respect que l’Église a toujours éprouvé à l’égard de la culture, y compris les cultures classiques non-chrétiennes dont elle a conservé et transmis de nombreux témoignages écrits, en les ayant très souvent elle-même sauvés de l’oubli;

– être convaincu de la signification profondément pastorale du soin et de la mise en valeur des archives dont l’importance culturelle est considérable, en tant qu’instrument efficace de dialogue avec le monde contemporain;

– conserver dans les archives les actes ordinaires et tout ce qui peut concourir à faire connaître la vie concrète de la communauté ecclésiale;

– encourager la rédaction de chroniques des événements concernant chacun des organismes ecclésiastiques afin de tracer un ensemble de points de repère quant au matériel documentaire contenu dans les archives;

– avoir grand soin de veiller à la conservation, moyennant le recours éventuel à des technologies nouvelles, de la documentation regardant les traditions religieuses et les initiatives ecclésiales en voie de disparition et qui risqueraient d’être perdues et de tomber dans l’oubli, afin d’en perpétuer la mémoire historique;

– faire converger sur des lignes opérationnelles communes l’engagement des Églises particulières quant aux méthodes de rassemblement, de conservation, de protection et d’utilisation des documents etc.;

– envisager la possibilité et le moyen de parvenir à récupérer des archives qui auraient été auparavant confisquées, souvent à la suite d’événements historiques complexes, et seraient aujourd’hui dispersées dans d’autres organismes, en passant des accords de restitution ou au moins de reproduction informatique (microfilms, disques optiques, etc...) surtout dans le cas de documents particulièrement utiles à l’histoire de la communauté ecclésiale;

– insister, auprès de ceux qui ont à administrer des biens ecclésiastiques, sur leur responsabilité en ce qui concerne la sauvegarde de la documentation, en conformité avec les dispositions canoniques;

– encourager les archivistes dans leur travail de protection en favorisant leur “aggiornamento”, en les invitant à faire partie d’associations nationales spécialisées dans le secteur et en organisant à leur intention des congrès d’étude en vue d’une meilleure connaissance des problèmes relatifs à la gestion des archives ecclésiastiques;

– exercer une action, auprès des curés et de ceux qui ont une responsabilité vis-à-vis des personnes juridiques soumises à l’évêque diocésain, afin de les sensibiliser davantage à l’importance des archives dont ils ont la charge dans le but de recueillir, classer et mettre en valeur le matériel dont ils disposent;

– inciter les vicaires forains à ce que “les registres paroissiaux soient correctement tenus à jour et conservés convenablement”16.

2.5. Engagement de personnel qualifié

Les autorités compétentes doivent confier la direction des archives ecclésiastiques à des personnes particulièrement qualifiées.

On procédera à une sélection soigneuse afin de favoriser l’essor de ce genre de service ecclésial qui devra être assumé, autant que possible, de manière stable par des personnes expertes et capables.

L’importance d’un tel service doit être envisagée aussi bien en fonction des archives historiques que des archives courantes, conformément au can. 491 §§ 1 et 2:

– le responsable des archives historiques diocésaines peut exercer un rôle d’assistance à l’égard des autres archives qui se trouvent dans le diocèse, suivant les dispositions qu’aura prises l’ordinaire, et il peut aussi coordonner les activités culturelles suscitées par les différentes archives;

– le responsable des archives courantes est invité non seulement à garantir le caractère confidentiel du matériel rassemblé mais aussi à favoriser le contrôle des diverses initiatives qui pourraient être prises dans ce domaine, par le biais d’une organisation facilitant la consultation et la recherche.

La formation du personnel qui œuvre, aux divers niveaux, dans le secteur des archives est d’une importance capitale. À plus ou moins long terme, un tel service contribue nécessairement au développement d’une base culturelle, aujourd’hui plus que jamais nécessaire au travail pastoral. C’est dans ce but que s’exerce, depuis plusieurs dizaines d’années, l’activité remarquable de l’École Vaticane de Paléographie, de Diplomatique et d’Archivistique, créée auprès des Archives Secrètes Vaticanes. Récemment, la Commission Pontificale pour les Biens culturels de l’Église a patronné l’institution, près l’Université Pontificale Grégorienne à Rome, d’un Cours Supérieur pour les Biens culturels de l’Église. Il est également recommandé de susciter des associations d’archivistes ecclésiastiques dans tous les pays car leur action, là où elle s’exerce réellement, ne peut être que bénéfique en ce qui regarde l’aggiornamento des archivistes et la défense du patrimoine.

L’observation et la mise en application de toutes ces exigences dépendent de la professionnalité du personnel auquel les évêques diocésains confient la gestion et la direction des archives et sont la conséquence de leur sens des responsabilités par rapport à l’Église et à la culture.

La compétence technique et le sens du devoir sont les conditions indispensables au respect de l’intégrité des fonds, à l’acquisition de nouveaux documents pouvant également provenir d’autres archives, au rangement du matériel déposé, à sa recherche et à l’éventuelle élimination de documents, en conformité avec une réglementation sur le passage d’archives courantes aux archives historiques.

3. La conservation des documents de la mémoire

En ce qui concerne les archives des Églises particulières, une des préoccupations majeures consiste certainement dans la conservation diligente d’un aussi précieux patrimoine afin de pouvoir le transmettre dans son intégrité aux générations ultérieures. L’organisation des archives présuppose l’observation d’un critère d’unité dans la différentiation. La différentiation du matériel récolté souligne aussi bien le caractère extrêmement divers de l’activité ecclésiale que l’unité substantielle de sa finalité.

La conservation est un devoir de justice que nous devons rendre, aujourd’hui, envers ceux dont nous sommes les héritiers. Un manque d’intérêt représenterait une offense à la mémoire de ceux qui nous ont précédés. C’est pourquoi les évêques sont priés d’observer les dispositions canoniques qui ont été prises à ce sujet17. Même les jeunes Églises sont invitées à procéder à la documentation progressive de leur activité pastorale suivant la législation canonique, afin de pouvoir transmettre la mémoire de leur première évangélisation réalisée dans un effort d’inculturation de la foi au sein d’une communauté déterminée.

3.1. Unicité du matériel documentaire

Il faut tenir compte du fait que, à la différence des bibliothèques, les archives rassemblent presque toujours des documents qui sont uniques en leur genre et qui constituent les sources principales de la recherche historique puisqu’elles relatent les événements comme les faits et gestes des personnes. Leur perte ou leur destruction, en infirmant une investigation objective des faits et en empêchant la connaissance des expériences du passé, compromet sérieusement la transmission des valeurs culturelles et religieuses.

La conservation des parchemins, des papiers et du matériel informatique doit ainsi être garantie en édictant une réglementation convenable concernant l’usage des archives, en les inventoriant de façon efficace, éventuellement en les restaurant pour une meilleure conservation, on les disposant dans des locaux pratiques et sûrs.

En plus de la simple conservation, il sera bon de chercher à récupérer le matériel dispersé dans des endroits peu appropriés et à entrer en contact avec les archives des autres organismes ecclésiastiques qui ne relèvent pas de l’autorité de l’évêque diocésain, en vue d’une opportune collaboration.

Le choix même du papier ou de tout autre matériel utilisé doit être attentivement pris en considération, compte tenu des particulières conditions du climat et du milieu. Ces précautions sont les conditions indispensables à toute bonne gestion des archives.

3.2. Locaux adéquats

Les responsables des archives auront soin de prévoir des locaux convenablement équipés pour y déposer le matériel rassemblé. Ces locaux devront correspondre aux exigences fondamentales de salubrité (éclairage, climatisation, état hygrométrique de l’air, température...) et de sécurité, dûment munis de systèmes de protection contre le vol et l’incendie et de vigilance (surveillance durant la consultation, contrôles périodiques etc...).

Pour ce qui est de l’organisation des archives en tant que telle, on prévoira des locaux pour le dépôt du matériel ainsi que des salles adaptées à la consultation des documents, en ayant recours  autant que possible aux multiples moyens techniques et informatiques pour la recherche et la lecture. Naturellement, une telle organisation est en fait proportionnelle aux besoins des différentes catégories d’archives ecclésiastiques et au genre même de consultation qu’on entend y offrir.

3.3. Inventoriage et informatisation

Pour ce qui est de la conservation des archives des Églises particulières, on aura soin de suivre les critères de la meilleure tradition archivistique ainsi que ceux de techniques appropriées (mise en fiches électroniques, insertion sur réseau et sur Internet, microfilms et reproduction par scanner des documents, disques optiques, etc..). Pour cela, il faudra faire en sorte de trouver les fonds nécessaires à un financement extraordinaire, requis pour la mise en place de la première phase d’informatisation du matériel, et au financement ordinaire, exigé par le travail d’insertion des données, en sollicitant éventuellement l’assistance d’organismes nationaux et internationaux.

La compilation de l’inventaire est certainement la condition sine qua non, indispensable à la consultation et à l’utilisation du patrimoine représenté par les archives, selon les dispositions des can. 486 § 3 et 491 § 1. Elle permettra ainsi la création d’autres instruments de travail destinés à faciliter la consultation du matériel (catalogues, répertoires, registres, index) et rendra possible l’utilisation de systèmes informatiques modernes, afin de relier les différentes archives entre elles et de favoriser de la sorte la recherche sur une plus vaste échelle. L’emploi des nouvelles technologies permet également de conserver, en un lieu distinct et protégé, la copie des documents les plus importants et de ne pas voir totalement disparaitre, en cas de sinistre, la documentation déjà recueillie.

4. La mise en valeur du patrimoine documentaire pour la culture historique et pour la mission de l’église

La documentation contenue dans les archives constitue un patrimoine qui est conservé en vue de sa transmission et de son utilisation. Sa consultation permet la reconstitution historique d’une Église particulière déterminée et de la société qui lui est contemporaine. En ce sens, les documents de la mémoire constituent eux aussi un bien culturel vivant qui est proposé à la communauté ecclésiale et civile pour son instruction et son éducation, au fil des générations, et pour lequel une protection méticuleuse s’avère obligatoire.

4.1. Dimension universelle du patrimoine archivistique

En tant que bien culturel, les archives sont essentiellement destinées à être utilisées par la communauté qui les a elle-même produites mais, avec le temps, elles acquièrent une dimension universelle, devenant ainsi le patrimoine de l’humanité entière. Le matériel qui y est déposé ne peut en fait être refusé à ceux qui sont en mesure d’en tirer parti pour mieux connaître l’histoire du peuple chrétien, ses vicissitude religieuses, civiles, culturelles et sociales.

Ceux qui en ont la responsabilité doivent faire en sorte que l’utilisation des archives ecclésiastiques puisse être facilitée non seulement à ceux qui y ont droit mais aussi au cercle plus large des savants et des spécialistes, à l’exclusion de tout préjugé idéologique et religieux, comme c’est l’usage dans la meilleure tradition ecclésiastique, étant sauves, bien entendu, les règles de protection, jugées opportunes, en conformité au droit universel et aux normes données par l’évêque diocésain. Ces perspectives d’ouverture désintéressée, d’accueil bienveillant et de service compétent doivent être dûment prises en considération pour que soit offerte à toute la collectivité la mémoire historique de l’Église.

4.2. Réglementation des archives

Etant donné l’intérêt universel que doivent présenter les archives, il est opportun que chaque règlement soit rendu public et que les normes en soient établies, dans la mesure du possible, en harmonie avec celles des États comme pour souligner le service commun que les archives sont appelées à rendre. En plus de la réglementation des archives diocésaines, il convient de tracer des directives qui puissent servir en même temps à l’usage des archives paroissiales, en conformité aux normes du droit canonique, et pareillement à celui des autres archives, afin d’éviter tout manquement dans l’enregistrement des données ou dans le rassemblement des documents. Une telle coordination peut faciliter l’éventuelle informatisation des données au niveau diocésain et fournir de la sorte un tableau des plus utiles de toute l’activité pastorale d’une Église particulière déterminée. Une semblable réglementation peut être également le résultat d’une concertation entreprise avec les archives d’autres organismes ecclésiastiques, surtout celles des instituts de vie consacrée et des sociétés de vie apostolique, dans le respect de leur légitime autonomie.

Il est toutefois juste d’ajouter que des limites devront être mises en ce qui regarde la consultation des dossiers personnels et autres recueils semblables qui, de par leur nature, sont confidentiels ou que les responsables estimeront tels18. Nous ne nous référons pas aux archives secrètes de la curie diocésaine, que visent expressément les canons 489 et 490, mais, de façon générale, aux archives ecclésiastiques comme telles. A ce sujet, certaines méthodes archivistiques proposent de signaler, dans les inventaires auxquels les chercheurs peuvent avoir accès, les papiers confidentiels au moyen d’indications appropriées.

4.3. Mise en contexte du matériel documentaire

Pour faciliter la recherche et pour une meilleure valorisation de la richesse des documents conservés dans les archives, les instruments archivistiques déjà mentionnés ainsi que des éléments de bibliographie se référant particulièrement à l’étude des documents dont ils présentent le contexte historique, seront certainement de toute première utilité. C’est pourquoi les archives historiques diocésaines devraient être fournies d’ouvrages spécialisés dans la connaissance de la situation historique et juridique des institutions ecclésiastiques, ainsi que d’ouvrages d’ensemble sur l’histoire de l’Église. En effet, chaque document doit être placé dans le contexte qui est le sien et dont il reçoit toute sa valeur historique. En ce sens, la contribution de la recherche apparaît d’autant plus évidente qu’elle se rapporte à des données acquises auparavant et déjà connues.

Ces moyens auxiliaires, de concert avec les instruments scientifiques nécessaires à la lecture des documents anciens et à leur éventuelle reproduction sous forme de copies, contribueront à une plus grande disponibilité et à une meilleure utilisation du patrimoine archivistique.

4.4. Formation culturelle au moyen du dépôt documentaire

Par l’intermédiaire du dépôt documentaire, l’Église expose le déroulement de sa propre histoire le long des siècles, s’insérant de la sorte au sein des diverses cultures dont elle a subi par ailleurs les conditionnements et sur lesquelles elle exerce à son tour son influence. Ainsi les archives ecclésiastiques font-elles partie intégrante d’un riche patrimoine de civilisation dont elles représentent un potentiel d’information et de formation dont il faut absolument tenir compte, pouvant en faire des foyers de culture de tout premier plan.

Dans cette perspective, ceux qui travaillent aux archives contribuent efficacement au développement culturel, offrant de la sorte leur compétence scientifique pour la compréhension des documents qu’ils mettent à la disposition des chercheurs. Lorsqu’ils exercent leur activité en faveur des savants et des chercheurs étrangers, ils contribuent, de manière concrète, au rapprochement des agents culturels internationaux et à une meilleure connaissance des différentes cultures. Leur place est bien “parmi les artisans de paix et de l’unité entre les hommes”19.

4.5. Promotion de la recherche historique

Il est à souhaiter que l’Église se fasse vraiment promotrice de l’organisation des archives en soulignant leur importance culturelle, surtout là où n’existe pas encore une sensibilisation suffisante à leur sujet auprès des organismes civils. Il est donc opportun de coordonner entre elles toutes les archives ecclésiastiques qui existent au sein d’une Église particulière, qu’elles dépendent ou non de l’autorité de l’évêque diocésain. Ce patrimoine peut en fait devenir un point de référence et de rencontre, inspirateur d’initiatives culturelles et de recherches historiques, en collaboration avec les instituts spécialisés des universités ecclésiastiques, catholiques, libres ou d’État. Les rapports entre archives et centres de documentation sont également de toute première utilité.

Du fait qu’elles peuvent être le siège privilégié de rencontres et de congrès scientifiques sur les traditions religieuses et pastorales de la communauté chrétienne ainsi que d’expositions didactiques et documentaires, les archives sont appelées à jouer un rôle culturel de tout premier plan, non seulement à l’usage des spécialistes de la discipline mais aussi des étudiants et des jeunes suffisamment préparés.

Enfin, grâce à l’édition et à la publication de leurs fonds, accompagnées de collections d’études les concernant, ces austères tabernacles de la mémoire en arrivent à exprimer leur pleine vitalité et s’insèrent de la sorte à l’intérieur du processus créatif de la culture et de la mission pastorale de l’Église locale.

5. Conclusion

S’agissant du patrimoine archivistique de la communauté ecclésiale, nous sommes certains que la teneur de cette lettre n’aura pas manqué d’éveiller en Votre Éminence (Excellence) des sentiments profonds et le souvenir d’événements historiques concernant l’Église dont elle a la charge pastorale.

Le vénéré Pape Paul VI était “convaincu de la nécessité de la culture historique née du génie, de la nature, du besoin, de la vie catholique même, qui possède une tradition, qui est cohérente et accomplit au cours de siècles un dessein et, peut-on dire, réalise un mystère. C’est le Christ qui intervient dans le temps et qui écrit Lui-même sa propre histoire au point que nos bouts de papier sont les échos et les traces de ce passage de l’Église, mieux, du passage du Seigneur Jésus dans le monde. Aussi, avoir le culte de ces papiers, des documents, des archives, est-ce, par contrecoup, avoir le culte du Christ, avoir le sens de l’Église, offrir à nous-mêmes et offrir à ceux qui viendront après nous l’histoire de cette phase du passage ou du transitus Domini dans le monde”20.

Aussi bien, conserver ce patrimoine pour le transmettre aux générations futures et le mettre opportunément en valeur représente-t-il un engagement remarquable au service de la culture historique et de la mission de l’Église. C’est donc la raison pour laquelle la Commission Pontificale pour les Biens culturels de l’Église a estimé devoir vous exposer ces quelques indications qui pourront faciliter la conception de programmes plus organiques.

Nous serons assurément heureux et reconnaissants de recevoir en retour une réponse aux considérations qui ont été évoquées ainsi qu’aux propositions qui ont été suggérées. Ceci nous permettra alors d’entreprendre un dialogue fécond qui pourra être à l’origine d’élans nouveaux en vue d’une action toujours plus en harmonie avec les diverses situations des Églises particulières, sur la base d’initiatives valides, fortes de l’expérience d’un chacun.

Des initiatives, telles que la conservation et la mise en valeur des biens culturels, demandent à la fois une disponibilité de temps et de personnel. Pour ce qui est des archives, il est également nécessaire de susciter une attitude pastorale spécifique, étant donné que leur conservation est à la base des développements culturels de l’avenir et que, par conséquent, leur mise en valeur peut constituer un point de rencontre des plus efficaces avec la culture contemporaine et fournir l’occasion de participer au progrès intégral de l’humanité.

Le patrimoine archivistique, en tant que bien ecclésiastique21 et comptant parmi les finalités spécifiques de ces mêmes biens de l’Église22, peut donc contribuer validement à la nouvelle évangélisation. Grâce à l’apport des biens culturels élaborés par les communautés ecclésiales, il sera alors possible de continuer et même de développer le dialogue des chrétiens avec le monde contemporain. Dans son allocution aux membres de la première Assemblée plénière de la Commission Pontificale pour les Biens culturels de l’Église, le Saint-Père Jean-Paul II a réaffirmé “l’importance des biens culturels dans l’expression et l’inculturation de la foi et dans le dialogue de l’Église avec l’humanité (...). Entre la religion et l’art, entre la religion et la culture, il y a un rapport très étroit (...). Et tout le monde connaît l’apport au sentiment religieux des réalisations artistiques et culturelles que la foi des générations chrétiennes a accumulées tout au long des siècles”23.

Avec mes souhaits fraternels de fécond labeur pastoral, y compris au plan des réalisations culturelles, je vous prie d’agréer, Monsieur le Cardinal (Monseigneur), l’expression de mes sentiments de respectueux et cordial dévouement dans le Seigneur.

+ Francesco Marchisano
Président

Carlo Chenis SDB
Secrétaire