Amministrazione del Patrimonio della Sede Apostolica

REGOLAMENTO

Parte I
Competenza, Governo e Struttura

Titolo I
Ambito di competenza

Art. 1
Finalità

L’Amministrazione del Patrimonio della Sede Apostolica (denominata A.P.S.A.) è il Dicastero della Curia Romana, al quale spetta di amministrare i beni immobiliari e mobiliari di proprietà della Santa Sede, destinati a fornire i fondi necessari all’adempimento delle funzioni della Curia Romana stessa [1] . A tal fine il Dicastero è tenuto a conservare integro il patrimonio e renderlo per quanto possibile fruttifero nella prospettiva di un equilibrio tra rendimenti patrimoniali e spese sostenute.

Titolo II
Direzione, composizione e funzioni

Art. 2
Struttura

§ 1. L’A.P.S.A.  è organizzata secondo lo schema di cui all’Appendice I.  

§ 2. L’A.P.S.A. è presieduta da un Cardinale, assistito da una Commissione Cardinalizia, e consta di due Sezioni – Ordinaria e Straordinaria – sotto la guida di un Prelato Segretario [2] , coadiuvato da due Delegati, uno per ciascuna Sezione.

Art. 3
Il Cardinale Presidente 

§ 1. Il Cardinale Presidente governa e dirige l’A.P.S.A., sovrintende a tutta l’attività della medesima, secondo l’incarico ricevuto dal Sommo Pontefice [3] e nei limiti previsti dal medesimo, e la rappresenta a tutti gli effetti davanti ai terzi ed in giudizio [4] . 

§ 2. Il Cardinale Presidente, nell’ambito dei poteri a lui conferiti, può rilasciare procure e deleghe scritte [5] . Può inoltre impartire indirizzi e direttive su temi specifici.

Art. 4
La Commissione Cardinalizia

§ 1. La Commissione Cardinalizia è presieduta dal Cardinale Presidente. I singoli membri sono nominati ad quinquennium dal Sommo Pontefice.   

§ 2. Il Cardinale Presidente convoca le riunioni della Commissione Cardinalizia  almeno due volte l’anno e quando lo ritiene opportuno.  

§ 3. La convocazione è fatta in tempo utile dal Prelato Segretario, previo accordo con il Cardinale Presidente, ed è accompagnata dall’ordine del giorno e dalla relativa documentazione. 

§ 4. Sono chiamati a partecipare ordinariamente alle riunioni della Commissione Cardinalizia i Delegati [6] . Il Segretario può avvalersi dell’Officiale competente qualora debba essere effettuata l’esposizione di argomenti inerenti  a specifici compiti. 

§ 5. Di ogni riunione della Commissione Cardinalizia viene redatto un verbale, che è successivamente trasmesso alla Segreteria di Stato.

Art. 5
Il Prelato Segretario

§ 1. Il Prelato Segretario, nominato dal Sommo Pontefice ad quinquennium, coordina, seguendo le direttive del Presidente e d’intesa con lui, il lavoro delle unità organizzative e ne verifica l’andamento gestionale e amministrativo attraverso i Delegati delle due Sezioni alle quali afferiscono le singole unità organizzative, avvalendosi delle attività dell’Area Controllo di gestione e procedure [7] . 

§ 2. Al Prelato Segretario, oltre che la propria Segreteria, risponde gerarchicamente l’Area di cui al paragrafo precedente.

§ 3. Il Prelato Segretario, in particolare: 

a) invia ai membri della Commissione Cardinalizia ed al Cardinale Segretario di Stato i verbali delle riunioni della Commissione Cardinalizia ed il  bilancio dell’A.P.S.A.;

b) svolge le funzioni ed attività delegate dal Cardinale Presidente in conformità alle direttive da questi impartite, sottoscrivendo i relativi atti di competenza nei limiti delle deleghe ricevute; 

c) esercita poteri di firma, ove previsto dalle deleghe ricevute, congiuntamente al Delegato competente, o agli altri Officiali autorizzati, per le operazioni sui conti che l’A.P.S.A. intrattiene presso istituti di credito;

d) sostituisce, in caso di assenza o impedimento, il Cardinale Presidente, firmando i relativi atti congiuntamente al Delegato competente per materia;

e) svolge tutte le altre attività e funzioni previste dal presente Regolamento o che in conformità ad esso gli sono affidate.

Art. 6
I Delegati

§ 1. I Delegati, nominati dal Sommo Pontefice ad quinquennium, operano sotto la guida del Prelato Segretario e curano le attività delle Sezioni di competenza attraverso il sistema di direttive, deleghe e/o procure ricevute, avvalendosi  dell’apporto di Dirigenti, Capi ufficio,  Responsabili di settore ed Esperti preposti alle diverse unità organizzative. I Delegati svolgono le loro funzioni con unità di indirizzo gestionale ed operativo per massimizzare il rendimento dei rispettivi patrimoni affidati. 

§ 2. In particolare, essi: 

a) d’intesa con il Prelato Segretario provvedono all’organizzazione del lavoro nella Sezione di competenza;

b) gestiscono la corrispondenza diretta alla propria Sezione secondo le procedure stabilite e ne curano la distribuzione alle diverse unità organizzative;

c) controfirmano i documenti relativi agli atti e alle operazioni di  cui al paragrafo 3 lettera c) dell’art. 5, e firmano la corrispondenza interna;

d) firmano gli atti coerentemente e nei limiti delle deleghe e  procure ricevute;

e) il Delegato della Sezione ordinaria sovrintende alle procedure necessarie per la locazione dei beni immobiliari, stabilendo le condizioni e firmando i relativi contratti di affitto;

f) il Delegato della Sezione straordinaria – nell’ambito delle proprie competenze e di quelle che gli sono delegate – sottoscrive accordi, convenzioni e contratti inerenti operazioni bancarie e finanziarie.

Art. 7
Poteri di rappresentanza e di firma

§ 1. Il Cardinale Presidente in forza del Chirografo Pontificio, il Prelato Segretario ed i Delegati, nei limiti delle deleghe loro conferite e di quanto stabilito nel presente Regolamento, hanno potere di rappresentanza dell’A.P.S.A. verso i soggetti terzi ed assumono per conto dell’A.P.S.A. diritti ed obblighi nei loro confronti. Il Cardinale Presidente, per l’esecuzione di particolari iniziative determinando indirizzi e limiti di spesa, può affidare l’esercizio di specifiche funzioni al Prelato Segretario o ad uno dei Delegati, i quali dovranno periodicamente riferire sull’esercizio della funzione affidata e richiedere specifica autorizzazione al Cardinale Presidente ad assumere impegni nei confronti dei terzi per valori maggiori rispetto ai valori di spesa previsti. Il Cardinale Presidente, il Prelato Segretario e i Delegati, ciascuno nell’ambito delle proprie competenze e nell’esercizio delle funzioni ad essi affidate, possono delegare agli Officiali che dipendono dall’A.P.S.A., nei limiti dei diritti e degli impegni contrattualmente assunti dall’A.P.S.A., i poteri di firma necessari per l’incasso ed il pagamento delle somme liquide ed esigibili nei confronti di terzi, che gli stessi esercitano limitatamente alle singole attività alle quali sono preposti. 

§ 2. Con apposite disposizioni il Cardinale Presidente precisa ulteriormente le facoltà dei collaboratori sotto il profilo procedurale-amministrativo, con particolare riguardo all’eventualità di assenze e sostituzioni.

Art. 8
Le Sezioni

§ 1. La Sezione ordinaria amministra il patrimonio immobiliare di proprietà dell’A.P.S.A.  e quelli ad essa affidati da altri Enti, avvalendosi, quando sia opportuno, della collaborazione di Esperti. La medesima Sezione eroga servizi amministrativi e tecnici, provvedendo a quanto è necessario per l’attività ordinaria dei Dicasteri della Santa Sede [8] . Il costo relativo a tali servizi,  sulla base di apposite convenzioni stipulate con gli Enti interessati, è imputato alla contabilità di competenza degli Enti medesimi. 

§ 2. La Sezione straordinaria amministra i peculiari beni mobili derivanti dalla Convenzione finanziaria allegata al Trattato del Laterano (11 febbraio 1929) nonché quelli acquisiti successivamente e gestisce quelli ad essa affidati da altre Istituzioni della Santa Sede, secondo modalità operative in linea con l’evoluzione del mercato mobiliare [9] e le indicazioni superiormente fornite, conformi ai principi della Dottrina Sociale della Chiesa circa la connotazione morale dell’attività economica e finanziaria e miranti al perseguimento del criterio del migliore rendimento compatibile con la massima sicurezza [10] .  I beni mobili peculiari amministrati dalla Sezione sono costituiti da disponibilità liquide, da strumenti finanziari e da altri valori.  La Sezione può svolgere eccezionalmente operazioni in strumenti finanziari per conto di singole persone, previa autorizzazione del Cardinale Presidente, e, in ogni caso, non per il personale dell’A.P.S.A. 

§ 3. La Sezione straordinaria, per la propria attività istituzionale, intrattiene rapporti con altri Enti della Santa Sede, con il sistema bancario e con istituzioni finanziarie internazionali. 

§ 4. L’A.P.S.A., seppur articolata in due Sezioni, composte da singole unità organizzative [11] , si configura come un’effettiva struttura unitaria che opera ispirandosi ai seguenti criteri guida: 

a) rispetto del principio di separazione delle funzioni, ossia suddivisione delle responsabilità operative da quelle amministrative e da quelle di controllo;

b) rispetto della diversità ed esclusività di vocazione delle due Sezioni con distinzione chiara ed univoca dell’ambito operativo all’interno dell’unica entità A.P.S.A.;

c) rispetto del criterio di efficienza, evitando, laddove possibile, duplicazioni di funzioni. 

§ 5. Le principali attività, responsabilità operative e funzioni delle singole unità organizzative sono descritte nei successivi articoli del presente Regolamento.

Art. 9
Le unità organizzative della Sezione ordinaria

§ 1. La Sezione Ordinaria è composta di Aree, Uffici e Servizi [12] . 

§ 2. L’Area Gestione immobiliare è suddivisa in: Servizio gestione storico-anagrafica, Ufficio gestione reddituale, Ufficio gestione tecnica. 

§ 3. Gli Uffici sono cinque: Acquisti; Contabilità generale e Bilancio, Contabilità analitica; Personale; Legale; Centro Elaborazione Dati. 

§ 4. I Servizi sono due: Protocollo-Archivio  e Peregrinatio ad Petri Sedem. 

§ 5. L’unità Area è affidata alla guida di un Dirigente [13] , quelle Ufficio a un Capo Ufficio [14] , mentre le unità Servizio sono curate da un Responsabile di settore [15] .

Art. 10
Le unità organizzative della Sezione straordinaria

§ 1. La Sezione straordinaria è composta da  Uffici e Servizi.  

§ 2. Gli Uffici sono tre: Analisi e negoziazione titoli; Gestione investimenti; Riscossioni e pagamenti. I Servizi sono due: Contabilità analitica e Protocollo-Archivio.

§ 3. Le unità Ufficio sono guidate da un Capo ufficio, mentre le unità Servizio sono affidate alla cura di un Responsabile di settore.

Parte II

Le Aree, gli Uffici e i Servizi
dell’Amministrazione del Patrimonio della Sede Apostolica

Titolo I
Area Controllo  di gestione e procedure

Art. 11
Controllo di gestione e procedure

§ 1. Il Controllo di gestione e procedure interessa l’intera A.P.S.A. e dipende direttamente dal Segretario. L’area è affidata alla responsabilità di un Dirigente. 

§ 2. La principale responsabilità operativa dell’unità organizzativa è quella di curare la redazione del budget e del relativo controllo di consuntivo. Tale attività è tesa ad indirizzare la gestione verso il conseguimento dei risultati attesi attraverso il costante monitoraggio degli scostamenti tra risultati rilevati e obiettivi pianificati. 

§ 3. L’Area esplica in particolare le seguenti attività: 

a) partecipa, ogni anno,  alla definizione dei budget e cioè del bilancio di previsione dell’A.P.S.A. per l’anno successivo;

b) con periodicità mensile riceve dall’Ufficio Contabilità Analitica di ogni Sezione i dati a consuntivo di ogni centro di costo e/o di responsabilità e provvede:

1. alla individuazione degli scostamenti rispetto ai dati previsionali ed alla conseguente valutazione dell’andamento di ogni “centro”;

2. alla quantificazione dei margini generati, nel periodo, da ogni Sezione e dall’A.P.S.A. nel suo complesso;

3. a riferire delle suddette attività ai Delegati e ai Superiori per le opportune decisioni in merito;

c) convalida, rispetto alla capienza delle indicazioni previsionali, ogni richiesta di acquisto proveniente dai diversi Uffici delle due Sezioni, dai Dicasteri e dagli Organismi.

§ 4. Dal lato delle procedure, l’Area deve:

c) mappare e monitorare le diverse tipologie di rischio a cui l’organizzazione è esposta;

d) redigere, a livello previsionale, un piano di audit relativo ad un determinato esercizio amministrativo, da condividere con i Superiori; 

e) verificare, con periodicità e attraverso approfondimenti mirati, il corretto funzionamento delle procedure esistenti e la loro adeguatezza;

f) redigere, all’esito delle verifiche di cui sopra, apposita relazione, nella quale vengono illustrate le attività svolte e i risultati a cui si è pervenuti, segnalando eventuali anomalie e le azioni correttive da porre in essere. Tale relazione deve essere trasmessa al Prelato Segretario;

g) elaborare, al termine di ogni esercizio, una relazione che esponga le attività condotte nell’anno, le criticità riscontrate e le soluzioni adottate. Anche in questo caso, la relazione deve essere trasmessa al Prelato Segretario.

§ 5. Il Controllo di gestione e procedure collabora, altresì: 

a) alla redazione e revisione di schemi gestionali orientati al rafforzamento del sistema di controllo interno;

b) alla elaborazione di nuove procedure ed all’adeguamento di quelle esistenti ed in uso presso le unità funzionali dell’A.P.S.A.

Titolo II
Sezione Ordinaria

Art. 12
Area Gestione immobiliare 

§ 1. L’Area Gestione immobiliare  ha competenza sugli immobili di proprietà  dell’A.P.S.A. – ad esclusione di quelli inseriti nel patrimonio delle partecipate estere [16] – e sugli immobili affidati ad essa da altri Enti. Sono  inclusi nella competenza operativa dell’unità organizzativa gli immobili inseriti nel patrimonio di partecipate, ubicati nel territorio italiano. L’Area Gestione immobiliare è affidata alla responsabilità di un Dirigente. 

§ 2. In particolare, l’Area si articola in:   

a) gestione storico-anagrafica, che attende alle informazioni storico-anagrafiche relative agli immobili, attraverso la tenuta di un inventario di tutti i beni. La tenuta dell’inventario è effettuata con la collaborazione dell’Ufficio Legale [17] . La responsabilità della gestione storico-anagrafica è affidata ad un Responsabile di settore;

b) gestione reddituale che cura, di concerto con l’Ufficio Legale, gli aspetti giuridici e contrattuali legati agli immobili ed al loro utilizzo, compresi quelli relativi al rendimento patrimoniale degli stessi ed agli aspetti fiscali, assicurativi ed edilizi. La responsabilità è affidata ad un Capo ufficio;

c) gestione tecnica che provvede agli interventi tecnici di manutenzione ordinaria e straordinaria, con assunzione del coordinamento e del controllo dell’esecuzione dei lavori o della direzione dei medesimi. In ordine a tale attività, predispone anche i capitolati di esecuzione degli interventi di manutenzione degli immobili, collaborando, a supporto dell’Ufficio Acquisti [18] allo svolgimento del processo propedeutico per l’assegnazione delle commesse alle imprese fornitrici. Effettua inoltre attività di progettazione. La responsabilità è affidata ad un Capo ufficio.

§ 3. Le attività dell’unità organizzativa sono regolate da idonee procedure convalidate e verificate dal Controllo di gestione e procedure.

Art. 13
Ufficio Acquisti

L’Ufficio Acquisti – unico per le due Sezioni - cura l’attuazione centralizzata del ciclo degli acquisti attraverso procedure che vanno dall’individuazione e raccolta dei fabbisogni di beni e servizi dei Dicasteri e delle Istituzioni collegate, alla proposta di scelta dei fornitori - da sottoporre ai Superiori competenti - avvalendosi dell’assistenza delle necessarie funzioni tecniche e legali presenti nel Dicastero.

Art. 14
Ufficio Contabilità Generale e Bilancio,  Contabilità analitica

§ 1. L’Ufficio Contabilità Generale e Bilancio, Contabilità analitica ha la responsabilità di gestire la contabilità generale e di redigere il bilancio consuntivo dell’A.P.S.A., comprensivo delle risultanze amministrativo - contabili dei Dicasteri e degli Uffici della Santa Sede. Collabora altresì con il Controllo di gestione e procedure alla redazione del bilancio preventivo ed alla alimentazione dei consuntivi necessari al controllo gestionale di budget.  

§ 2. La Contabilità Generale - unica per tutta l’A.P.S.A. - è allocata nella Sezione ordinaria e registra le scritture contabili di entrambe le Sezioni.  

§ 3. L’Ufficio redige il bilancio consuntivo unico dell’A.P.S.A. con la finalità di fornire la misurazione contabile unitaria di come i patrimoni abbiano contribuito alla copertura delle spese per adempiere alle funzioni della Curia Romana e al contempo eliminare le interferenze delle partite a debito e credito delle due Sezioni. 

§ 4. Il bilancio comprensivo delle risultanze dei Dicasteri e degli Uffici della Santa Sede è destinato ad evidenziare i risultati e la composizione della spesa dei diversi centri di responsabilità. 

§ 5. L’Ufficio ordina i pagamenti a conclusione delle procedure di acquisto e dei relativi controlli e cura le imputazioni contabili nel rispetto delle coordinate informative predisposte dalla contabilità analitica, integrata organizzativamente – per quanto riguarda la Sezione ordinaria – all’interno del medesimo Ufficio. 

§ 6. La contabilità analitica della Sezione ordinaria provvede ad operare le rilevazioni di sua competenza, destinate ad alimentare i controlli di budget, secondo i centri di costo/responsabilità definiti, e tutti gli altri sistemi gestionali per specifiche valutazioni di rendimento e di efficienza del patrimonio immobiliare e dei servizi erogati dalla Sezione ordinaria. Gli schemi rappresentativi dei risultati di tali sistemi devono essere individuati d’intesa con il Controllo di gestione e procedure. 

Art. 15
Ufficio del Personale

§ 1. L’Ufficio del Personale cura gli adempimenti giuridico – amministrativi relativi al personale dei Dicasteri e degli Uffici della Curia Romana e, su specifico mandato, quello di altre Istituzioni collegate,  coerentemente con le indicazioni della Segreteria di Stato.  

§ 2. In tale ambito operativo: 

a) svolge attività di consulenza rivolta agli Enti e ai singoli che istituzionalmente devono o possono richiedere pareri;

b) collabora ad attività di studio per la stesura di normative e tabelle organiche;

c) effettua attività di  elaborazione degli stipendi;

d) effettua pratiche di assunzione e segue gli iter di promozione, attribuzione di classi di merito, cessazioni dal servizio, trasferimenti, aspettative, occupandosi – per quanto di competenza – della  gestione delle risorse umane;

e) propone e valuta piani di formazione e percorsi di crescita professionali;

f) svolge le pratiche relative alle assicurazioni contro gli infortuni e intrattiene i rapporti operativi con le compagnie assicuratrici;

g) cura i dati anagrafici del personale. 

§ 3. L’unità organizzativa redige il budget del personale dell’A.P.S.A.  e dei Dicasteri e Uffici di Curia, avvalendosi della collaborazione e d’intesa con il Controllo di gestione e procedure e la Contabilità analitica.

Art. 16
Ufficio Legale

§ 1. L’Ufficio Legale cura la gestione degli interessi dell’A.P.S.A. sul piano giuridico, fornendo consulenza e supporto specialistici alle attività degli altri Uffici e Servizi dell’A.P.S.A. medesima, dei Dicasteri e degli Uffici della Santa Sede, nonché, su richiesta, degli Enti ad essa collegati.   

§ 2. Nello svolgimento del lavoro l’Ufficio si relaziona con l’autorità giudiziaria vaticana ed estera e si avvale – ove occorra – dell’utilizzo di professionisti esterni, selezionati secondo idonee  procedure di affidamento.

Art. 17
Centro Elaborazione Dati

§ 1. Il Centro Elaborazione Dati assiste informaticamente (per hardware e software) l’intera A.P.S.A. e le Istituzioni collegate, provvedendo alla predisposizione delle necessarie implementazioni sulla base delle indicazioni di fabbisogno e specifiche di processo definite dall’utenza.  

§ 2. Le procedure seguite che abbiano valenza amministrativo-contabile sono sottoposte a verifica dal Controllo di gestione e procedure.  

§ 3. L’Ufficio fornisce supporto tecnico all’Ufficio Acquisti per l’approvvigionamento del materiale informatico dell’A.P.S.A., dei Dicasteri e degli Uffici della Santa Sede. 

Art. 18
Protocollo e Archivio della Sezione ordinaria

Il Servizio Protocollo e Archivio cura gli aspetti organizzativi della Sezione, effettuando: 

a) raccolta, smistamento, spedizione della corrispondenza e tenuta del protocollo della stessa;

b) attività di segreteria a favore del Delegato per lo svolgimento dei previsti compiti istituzionali;

c) custodia e catalogazione dei documenti di archivio;

d) ricerche e predisposizione di copie di documenti di archivio richiesti dai Superiori e dai colleghi autorizzati.

Art. 19
Peregrinatio ad Petri Sedem

La Peregrinatio ad Petri Sedem ha il compito di assicurare l’attività di biglietteria aerea, ferroviaria e marittima in favore del personale della Santa Sede e delle Istituzioni collegate. Effettua inoltre attività di accoglienza ai pellegrini ad Petri Sedem.

Titolo III
Sezione Straordinaria 

Art. 20
Ufficio Analisi e Negoziazione titoli

§ 1. L’ Ufficio Analisi e  Negoziazione titoli ha la responsabilità di interagire con i mercati mobiliari, avvalendosi eventualmente anche di Esperti, scelti secondo idonee procedure.  

§ 2. In particolare, al fine di massimizzare il rendimento dei patrimoni: 

a) provvede all’analisi dei mercati finalizzata ad individuare le strategie di investimento più conveniente del patrimonio gestito per le diverse categorie di impiego;

b) effettua, nel quadro delle deleghe e degli indirizzi ricevuti, negoziazioni di investimento, del patrimonio gestito in proprio e per conto terzi;

c) effettua nel quadro degli indirizzi ricevuti e delle deleghe in essere, le scelte di disinvestimento  informando il Cardinale Presidente e il Prelato Segretario;

d) rendiconta ai Superiori, con cadenza mensile, la composizione del portafoglio investimenti evidenziandone il rendimento, distinguendo la gestione in proprio e per conto terzi;

e) segue i rapporti con le società partecipate, acquisendo dalle stesse anche informazioni finalizzate al controllo della loro gestione. 

§ 3. Proventi ed oneri dell’attività saranno imputati ai centri definiti con la Contabilità analitica [19] e la Contabilità generale [20] , secondo adeguate procedure di controllo a presidio dell’efficienza e coerenti con il principio di separazione delle funzioni, salvaguardando la trasparenza e privilegiando l’uso di movimentazioni elettroniche.

Art. 21
Ufficio Gestione investimenti 

§ 1. L’Ufficio Gestione investimenti  ha la responsabilità di verifica e regolamento delle negoziazioni effettuate sia per conto proprio sia per conto di terzi. In tale ambito  svolge le attività  necessarie a perfezionare le negoziazioni di acquisto dei titoli 

§ 2. Provvede inoltre all’effettuazione di analisi di rendimento sui patrimoni in gestione, complessivamente e per le singole categorie di portafoglio investimenti, secondo schemi di reporting elaborati d’intesa con il Controllo di gestione e procedure ed alimentati dalla Contabilità analitica [21] .

In particolare:

a) predispone, dopo verifica, secondo gli standard di comunicazione previsti per la gestione delle transazioni interbancarie, i dati relativi ai giri-conto di tesoreria, ai pagamenti conseguenti all’operatività di negoziazione e agli ordini di pagamento a favore di terzi per conto proprio, di Enti autorizzati della Santa Sede e dei soggetti che intrattengono rapporti coerentemente con l’autorizzazione prevista all’art. 8, § 2;

b) cura la gestione dei dividendi e delle cedole sui titoli in portafoglio e di terzi;

c) predispone le operazioni di rimborso e di cessione dei titoli in portafoglio e di terzi; 

d) gestisce le  accensioni e i rimborsi delle operazioni di tesoreria concluse sul  mercato monetario per conto proprio e di terzi;

e) gestisce la messaggistica, utilizzando gli standard internazionali di comunicazione    previsti per le operazioni  interbancarie.

Art. 22
Ufficio Riscossioni e pagamenti

§ 1. L’Ufficio Riscossioni e pagamenti, dopo gli opportuni controlli, gestisce, immettendo nella rete di gestione delle transazioni interbancarie, per conto dell’A.P.S.A., per conto degli Enti autorizzati della Santa Sede e dei soggetti che intrattengono rapporti, gli ordini di esecuzione relativi ai giri-conto di tesoreria, ai pagamenti conseguenti all’operatività di negoziazione, e agli ordini di pagamento a favore di terzi, e gestisce il servizio di sportello.

In particolare: 

a) cura e controlla la conversione nel formato di comunicazione standard utilizzato per le transazioni interbancarie delle operazioni predisposte dall’Ufficio Gestione investimenti;

b) perfeziona i processi autorizzativi necessari a completare le transazioni interbancarie;

c) completa la messaggistica necessaria al perfezionamento delle transazioni interbancarie e la relativa immissione in rete;

d) cura il perfezionamento delle attività di internet banking  nel quale confluiscono le applicazioni ed i prodotti che caratterizzano il mondo della banca virtuale;

e) controlla il buon esito delle operazioni di cui al punto precedente;

f) svolge il servizio di sportello di cassa e custodisce e vende medaglie vaticane. 

§ 2. Gli ordini di pagamento, relativi a transazioni destinate ad essere contabilizzate tra le spese del bilancio consuntivo dell’A.P.S.A. devono essere eseguiti solo a condizione di aver avuto le necessarie autorizzazioni previste all’interno delle specifiche procedure, oppure direttamente dal Cardinale Presidente o dal Prelato Segretario, dandone, in tal caso, informazione preventiva al Controllo di gestione e procedure ed alla Contabilità generale.

Art. 23
Contabilità analitica

§ 1. Il Servizio Contabilità analitica provvede alla contabilizzazione delle attività della Sezione e alla rilevazione degli altri indici utili alla valutazione del rendimento dei patrimoni d’intesa con il Controllo di gestione e procedure. In particolare, deve alimentare i controlli di budget secondo i centri di costo/responsabilità definiti, per specifiche valutazioni di rendimento del patrimonio mobiliare sia proprio sia di quello in gestione, suddivise per singolo comparto di investimento (azionario, obbligazionario, valutario e monetario). 

§ 2. L’unità organizzativa effettua i controlli contabili successivi sulle negoziazioni effettuate, acquisite dalla Gestione investimenti, e propedeutici alla iscrizione nella Contabilità generale.  In tale fase di verifica perfeziona le imputazioni necessarie ad alimentare gli schemi di contabilità analitica.

Art. 24
Protocollo e Archivio della Sezione straordinaria

L’unità organizzativa ha contenuto analogo all’omonimo servizio della Sezione ordinaria, quindi cura gli aspetti organizzativi della Sezione, effettuando:  

a) raccolta, smistamento, spedizione della corrispondenza e tenuta del protocollo della stessa;

b) attività di segreteria a favore del Delegato per lo svolgimento dei previsti compiti istituzionali;

c) custodia e catalogazione dei documenti di archivio;

d) ricerca e predisposizione di copie di documenti di archivio richiesti dai Superiori e dai colleghi autorizzati.

Parte III
L’Organico dell’Amministrazione del Patrimonio della Sede Apostolica

Titolo I
Composizione dell’Organico 

Art. 25
Tabella organica dell’Amministrazione del Patrimonio della Sede Apostolica

§ 1. Sotto la direzione dei Superiori [22] prestano la loro opera Dirigenti [23] , Officiali [24] e personale addetto a mansioni ausiliarie [25] , distribuiti nelle diverse unità organizzative [26] secondo le esigenze funzionali dell’A.P.S.A. nei limiti della Tabella organica [27] , approvata a norma del Regolamento Generale della Curia Romana [28] . 

§ 2. La Segreteria del Cardinale Presidente dipende direttamente dal medesimo [29] .

§ 3. Le attività ausiliarie sono svolte – in entrambe le Sezioni - da personale impiegato in servizi di accoglienza, operazioni manuali semplici e pulizie degli ambienti comuni e degli uffici. Tale personale dipende dal Delegato della Sezione il quale può avvalersi allo scopo di un Addetto di anticamera [30] , preposto all’organizzazione delle attività ausiliarie della Sezione.

Art. 26
Squadra degli Ausiliari – Portieri e Pulitori 

§ 1. Presso l’A.P.S.A. lavora anche il personale della Squadra degli Ausiliari [31] e il personale addetto alle Portinerie sia degli immobili adibiti ad uso istituzionale, sia degli immobili cosiddetti “a reddito”, e personale addetto alle pulizie, che presta la sua opera presso gli immobili citati e, ove necessario, anche  presso altri Dicasteri della Curia Romana [32] . 

§ 2. La Squadra degli Ausiliari effettua servizi manuali [33] di supporto all’attività dell’A.P.S.A.. 

§ 3. I Portieri svolgono l’attività loro propria presso immobili ad uso istituzionale e presso immobili ad uso abitativo dotati del servizio di portineria.

Titolo II
Dirigenti ed Officiali  

Art. 27
I Dirigenti di Area

§ 1. I Dirigenti di Area dell’A.P.S.A., sono nominati dal Sommo Pontefice, su proposta del Cardinale Presidente. 

§ 2. I Dirigenti durano in carica cinque anni e possono essere rinnovati a scadenza del mandato per ulteriori quinquenni. L’incarico dirigenziale ha termine comunque al compimento del settantesimo anno di età. 

§ 3. I Dirigenti sono ordinariamente responsabili di un’Area. In conformità al mandato ricevuto spetta loro: 

a) dirigere, organizzare, coordinare e controllare l’attività dell’Area;

b) esercitare le attribuzioni eventualmente conferite dai Superiori, a titolo permanente o provvisorio, e intervenire alle riunioni nelle quali è necessaria o richiesta la loro presenza;

c) assicurare reperibilità e disponibilità senza limiti di orario;

d) provvedere al proprio costante aggiornamento professionale e partecipare ad iniziative formative promosse dall’A.P.S.A.;

e) lavorare in esclusiva per l’A.P.S.A., salvo espressa e diversa autorizzazione da parte dei Superiori.

§ 4. Il Dirigente di Area è normalmente coadiuvato nella sua attività da Capi ufficio e/o Responsabili di settore. E’ possibile la collaborazione stabile o temporanea di Esperti  [34] . 

§ 5. Il trattamento retributivo dei Dirigenti laici è regolamentato da apposita normativa [35] .

Art. 28
I Capi Ufficio e gli Esperti

§ 1. I Capi ufficio e gli Esperti dell’A.P.S.A. sono Officiali di X livello, nominati con biglietto del Cardinale Segretario di Stato, su proposta del Cardinale Presidente [36] .   

§ 2. A ciascuna unità organizzativa definita Ufficio [37] è ordinariamente preposto un Capo ufficio – o un Officiale incaricato di sostituirlo – al quale spetta di: 

a) coordinare il lavoro affidato al suo Ufficio con autonomia organizzativa e gestionale – nei limiti delle deleghe ricevute -, assegnandolo ai singoli Officiali e verificandone la buona esecuzione, della quale rende ragione al Delegato competente e, in casi particolari, al Prelato Segretario;

b) rispondere della presenza, durante l’orario di lavoro, degli altri Officiali del suo Ufficio;

c) partecipare alla selezione del personale a curarne la formazione in seno all’Ufficio stesso;

d) intervenire alle riunioni nelle quali è necessaria o richiesta la presenza. 

§ 3. Il Capo ufficio può essere affiancato nella sua attività, stabilmente o temporaneamente, da un Esperto [38] . 

§ 4. Il trattamento retributivo dei Capi Ufficio laici è regolamentato da apposita normativa [39] . 

§ 5. L’Esperto è chiamato a svolgere, insieme ai Superiori o agli altri Officiali o anche singolarmente, attività di particolare importanza per la realizzazione dei fini istituzionali che richiedono una qualificata conoscenza e professionalità nello specifico settore. 

§ 6. In casi particolari, l’Esperto può sostituire temporaneamente un Capo ufficio.

Art. 29
I Responsabili di settore

§ 1. I Responsabili di settore dell’A.P.S.A. sono Officiali di IX livello [40] , scelti tra gli Officiali in servizio o assunti [41] tra coloro che si distinguono per virtù, prudenza, esperienza e scienza confermata da adeguati titoli di studio. 

§ 2. A ciascuna unità organizzativa definita Servizio [42] è preposto un Responsabile di settore al quale spetta di: 

a) coordinare l’attività del settore cui è preposto, secondo le direttive ricevute;

b) curare la formazione e l’aggiornamento professionale del personale del suo Servizio;

c) svolgere compiti di raccordo con altri organismi della Santa Sede o esterni ad essa.

Art. 30
Gli altri Officiali

§ 1. Tutti gli Officiali di ruolo, con la sola eccezione di quelli di X livello [43] , sono assunti a norma del Regolamento Generale della Curia Romana, secondo le esigenze funzionali dell’A.P.S.A. nei limiti della Tabella organica. 

§ 2. Quando richiesto dalle necessità d’ufficio il Cardinale Presidente può assumere personale con contratto a tempo determinato a norma del Regolamento Generale della Curia Romana [44] .

Art. 31
Il personale ausiliario

Come indicato negli articoli 25, § 3 e 26 presso l’A.P.S.A. è presente personale che svolge attività ausiliarie, assunto anch’esso a tempo indeterminato o, ricorrendone le condizioni, a tempo determinato secondo il Regolamento Generale della Curia Romana.

Art. 32
I Collaboratori professionali

L’A.P.S.A. può avvalersi di collaboratori professionali secondo le indicazioni del Regolamento Generale della Curia Romana [45] .

Art. 33
I Consultori 

§ 1. L’A.P.S.A. si avvale anche della collaborazione di Consultori ecclesiastici e laici. 

§ 2. I Consultori, che normalmente collaborano a titolo gratuito, esprimono il loro parere su questioni di carattere finanziario, immobiliare, giuridico, fiscale ed imprenditoriale.  

§ 3. I Consultori sono nominati ad quinquennium dal Sommo Pontefice su proposta del Cardinale Presidente.

Art. 34
I Volontari e gli Stagisti

§ 1. L’A.P.S.A. può ammettere anche singoli Volontari e Stagisti che per un certo periodo di tempo offrano la loro opera gratuita. 

§ 2. Le prestazioni di volontariato sono regolate dal Regolamento Generale della Curia Romana [46] . 

§ 3. Lo stage è regolato da apposita convenzione, che di volta in volta può essere stipulata tra l’A.P.S.A. ed il soggetto promotore. 

§ 4. Lo stage, da formalizzare con atto scritto, è volto a conseguire un progetto formativo dello stagista - di durata stabilita a priori e limitata nel tempo - sotto la supervisione di un tutore e non costituisce in alcun modo un rapporto di lavoro subordinato. 

§ 5. Lo stage come il volontariato non prevede un compenso economico ed una copertura previdenziale, ad eccezione dell’assicurazione per infortuni e responsabilità civile verso terzi.

Titolo III
Normative del lavoro

Art. 35
Normativa applicabile

La normativa che viene applicata al personale dell’A.P.S.A. è quella che regolamenta i rapporti di lavoro presso la Santa Sede.

Parte IV
Procedure e Disposizioni transitorie e finali

Titolo I
Le procedure

Art. 36
Finalità delle procedure

§ 1. Per gli adempimenti istituzionali di cui all’art. 1, l’A.P.S.A. segue specifiche ed idonee procedure.  

§ 2. Tali strumenti procedurali sono predisposti e monitorati nell’ottica di creare le migliori condizioni operative per la massimizzazione del rendimento dei patrimoni gestiti e vengono di volta in volta aggiornati su proposta dei responsabili degli Uffici e Servizi, sentito il parere favorevole del Controllo di gestione e procedure, per meglio rispondere alle mutate esigenze operative. 

§ 3. Ogni procedura dovrà tenere conto che tutte le spese che trovano accoglienza nel bilancio dell’A.P.S.A., sia pure effettuate nell’ambito di parziale autonomia decisionale dei Dicasteri, vanno effettuate nel rispetto delle procedure [47] A.P.S.A., al fine di favorire una pianificazione ed un controllo gestionale, atti al conseguimento di un equilibrio programmato già a preventivo tra spese previste e fondi disponibili.

Art. 37
Procedure specifiche

La redazione delle procedure specifiche è affidata ai responsabili dei vari Uffici e Servizi. L’approvazione delle stesse è di competenza del Prelato Segretario e dei Delegati sentito il parere del Controllo di gestione e procedure. La verifica dell’esistenza, adeguamento e corretta applicazione delle procedure è affidata al Controllo di gestione e procedure.

Titolo II
Disposizioni transitorie e finali

Art. 38
Disposizioni transitorie

All’entrata in vigore del presente Regolamento sono abrogate le precedenti disposizioni.

Art. 39
Disposizioni finali

Nell’ambito delle attività operative delle unità organizzative è possibile prevedere di attribuire ai responsabili di tali unità, nello svolgimento delle proprie attività, poteri  di firma relativi ad atti meramente dichiarativi ed informativi.

Art. 40
Rinvio al Regolamento Generale della Curia Romana

Per quanto non previsto nel presente Regolamento si rinvia al Regolamento Generale della Curia Romana.

Art. 41
Decorrenza

Il presente Regolamento entra in vigore il primo giorno del mese successivo a quello della sua approvazione.