L’archivio occupa un posto rilevante e preminente tra quelli che in linea generale vengono definiti “beni culturali”. E’ fonte principale ed inesauribile di ogni ricerca e studio storico, in grado di fornire una quantità illimitata di dati. Ma affinché ciò si verifichi e soprattutto affinché la struttura risponda appieno a tali esigenze, diviene necessario che l’archivio non sia un mero deposito di documenti, libri, atti, ma viva al passo con i tempi, proponendosi come elemento di confronto, centro di studi e di cultura.

Ed è questa l’ottica e la prospettiva che oggi persegue il nuovo Archivio Liberiano, presentandosi agli studiosi di tutto il mondo completamente rinnovato negli ambienti, negli arredi e nella gestione.
Ciò premesso, prima di fornire una descrizione del nuovo assetto archivistico, si ritiene opportuno riassumere, per sommi capi, quelle fasi storiche che con maggior incidenza, a partire dal 1650 in poi, ne hanno caratterizzato lo sviluppo.

Intorno alla seconda metà del XVII secolo, l’Archivio di Santa Maria Maggiore, che secondo atavica tradizione era sempre stato accorpato all’ufficio del camerlengo od a quello del segretario del Capitolo, acquisisce una propria indipendenza configurandosi, nel complesso organigramma dei servizi della Basilica, quale ufficio capitolare autonomo.
Il forte incremento di documenti che negli ultimi anni si era andato a creare, rese necessario un suo scorporamento da ogni altro ufficio e soprattutto rese necessario affidare la gestione del servizio ad un canonico archivista di norma affiancato da coadiutori.

Da quella lontana data ai giorni nostri si sono succeduti circa ottanta archivisti, ed è grazie al loro operato, alla loro passione ed alla loro competenza, che dopo più di quattro secoli, siamo in grado di conoscere eventi ed accadimenti del passato. Tra i primi a lasciare un segno tangibile del complesso quadro storico documentale esistente nel 1655 all’interno della Capitolare Basilica di Santa Maria Maggiore è Giovanni Muti, autore di una rubricella che, costituita da nove fascicoletti, riporta un’attenta e dettagliata analisi sui documenti conservati. Dopo altri notevoli lavori di riordino archivistico operati da insigni studiosi del passato quali Antonio Gentili (1731), Francesco Ascevolini (1764), Giovanni Lercari (1765), una nuova impostazione della struttura archivistica viene fornita da Luigi Pericoli tra il 1861 e il 1863.
Tra l’ultimo quarto del secolo XIX e l’inizio del XX, nei locali che ospitavano già l’enorme volume documentale dell’Archivio Capitolare, affluirono ulteriori documenti quali le carte dell’archivio della Cappella Sistina, quelle del Collegio Paolino, del Collegio dei Beneficiati e ben 120 cartelle di spartiti manoscritti costituenti la Cappella Musicale.
Per disposizione di S.S. Papa Pio XI, nel maggio del 1939, il fondo documentale antico dell’archivio Liberiano, risalente fino al XV secolo compreso, fu trasportato presso la Biblioteca Vaticana a costituire il “Fondo Santa Maria Maggiore”.

Dopo numerosi spostamenti subiti nel corso dell’ultimo secolo, nel dicembre del 1970 l’archivio trovò una consona collocazione presso un appartamento situato nel mezzanino. Alcuni scritti di Padre Jean Coste, cui fu affidato dall’allora Prefetto Archivista Mons. Angelo Martinelli il mandato di riorganizzare l’intero fondo documentale, ci consentono di conoscere la realtà di questi ambienti che pur presentando soffitti alquanto bassi, fornivano tuttavia adeguati spazi utili per eseguire un’attenta ed accurata ripartizione dei documenti.
In sostituzione dei malandati scaffali in legno, alti, scomodi e tarlati, come il Coste ebbe a descriverli, fu acquistata una nuova scaffalatura metallica rispondente appieno agli allora moderni criteri archivistici. L’intera struttura metallica, contante ben 280 scaffali montati lungo le pareti dei sei diversi ambienti, contenne per intero la totalità del fondo documentale, riordinato e catalogato “in toto” dal Coste. Era questa, in pratica, la prima volta che il fondo Liberiano sostituiva le vecchie “rubricelle d’archivio”, con una più aggiornata “Guida Topografica” nella quale, per ogni documento venivano evidenziati il numero distintivo dello scaffale, la natura del documento, i limiti cronologici e il rispettivo numero di collocazione.

Nella Guida Topografica, correlata anche di un appropriato “Indice alfabetico” dei nomi, finalizzato ad ottimizzare la ricerca del documento, non venne riportata la parte del Fondo documentale antico (risalente fino al XV secolo compreso) in stretta osservanza delle predette disposizione emanate da Papa Pio XI nel 1939. Dopo circa sei anni dalla sua ultima sistemazione presso il mezzanino, esigenze di diversa natura concorsero a determinare un ulteriore cambio di locazione dell’Archivio che venne trasferito presso alcune stanze adiacenti alla Sala dei Papi, ambienti che ne costituirono la sede definitiva.
Purtroppo, con l’ennesimo cambio di destinazione dell’Archivio si ebbe la perdita dei riferimenti topografici della Guida elaborata dal Coste nel corso del precedente ordinamento.

Tale atipica situazione si protrasse fino al 1993, quando finalmente l’allora Arciprete della Patriarcale Basilica, Cardinale Ugo Poletti volle che il Prefetto Archivista Mons. Elio Venier, procedesse a realizzare un nuovo inventario ed una definitiva catalogazione dell’intero fondo documentale.
In concomitanza con i lavori di inventariazione e catalogazione del fondo, il Servizio Tecnico del Vaticano ha posto in essere risolutivi interventi strutturali sugli ambienti che, ancora oggi in fase di ampliamento sotto la diretta visione dell’attuale Prefetto dell’Archivio Mons. Michele Jagosz, hanno reso gli spazi idonei sia per quanto attiene ai principi di conservazione e manutenzione documentale, che alla loro valorizzazione e fruibilità.

Ripartizione dei fondi

Con l’ultimo lavoro di riordinamento dei documenti, il posseduto dell’Archivio Liberiano è virtualmente distribuito su circa 320-350 metri lineari di ripiani a costituire diversi fondi archivistici.